1. 受理投诉有哪些途径,在受理投诉时应注意哪些礼仪
见面接待、电话、邮件都可以受理。
处理原则
1、投诉信息记录原则
接到用内户发起的服务质量投诉容后,应向用户了解具体情况并依据规范记录投诉工单。在受理服务投诉后,应依据规范详细记录受理信息。
2、重复投诉受理原则
在受理用户服务投诉时,判定用户反映的问题是否为首次投诉,如查询到用户曾投诉相同问题,即为重复投诉。交由之前处理部门继续处理。重复投诉受理后未能与用户达成一致意见,及时升级至管理人员共同制定受理策略。
用户针对之前投诉问题进行补充或追加,视为重复投诉
用户投诉其问题的回复人员,视为重复投诉
3、疑难投诉受理原则
疑难服务投诉有升级倾向,包括但不仅包括媒体曝光、升级行业主管部门,应将信息上报管理人员,共同制定服务投诉受理策略,降低用户投诉升级风险。
2. 处理投诉礼仪的基本原则有哪些
1、现场口头投诉处理礼仪规范
现场口头投诉是客户最常采用的一种投诉方式。其服务礼仪规范如下:
第一、坚持“先处理情感,后处理事件”的原则。
这里指的情感,既指客户的情感,也指接待人员的情感。客户可能因为觉得自身的权益受到侵害,而情绪亢奋;接待人员可能受客户情绪影响或者是自我情绪没能调整好而表现出对事件的躲避或者急躁。这样的情感状态会使投诉处理从一开始就处于被动状态。
先处理情感,首先,要求接待人员自身要调整好情绪,要对投诉有一个正确的认识,要意识到客户的投诉意味着对企业的不放弃,意味着对企业的帮助,意味着企业有改进的机会。因此,对于客户投诉要“心怀感激”、“热烈欢迎”。其次,接待人员要有接受客户情绪的心理准备,要用同理心待客,即认同理解客户的心态,换位思考,尽量体会客户的心理感受。如“张先生,我很理解您此时的心情,请坐下来喝杯茶慢慢说”,又如“张先生,任何一个客人遇到您这样的情况都会有脾气,我很抱歉这样的情况发生了。现在,请您先休息会,我马上给您处理”。
处理好了情感,就有可能得到客户的理解和配合,在此基础上,再去处理事件,则会有效得多。
第二、首位受理客户投诉的员工要认真倾听、记录客户的投诉内容,并向客户复述一遍。只有认真听取顾客的抱怨,才能发现其实质性的原因。一般的客户投诉多数是发泄性的,情绪都不稳定,一旦发生争论,只会更加火上加油,适得其反。
第三、想方设法地平息顾客的抱怨。由于客户的投诉多数中是想发泄情绪,只要得到了同情和理解,消除了怨气,心理感觉平衡后,投诉事件就容易解决了。因此,作为一名金融业从业者,在面对顾客投诉时,一定要设法搞清楚客户的怨气从何而来,以便对症下药,有效地平息顾客的抱怨。
第四、迅速采取行动。比如说“对不起,这是我们的过失”,不如说“我能理解给您带来的麻烦与不便,您看我们能为您做些什么呢”。客户投诉的处理必须付诸行动,不能单纯地同情和理解,要迅速地给出解决的方案。对能答复的问题,应立即向客户解释说明。无法答复的,应立即转交上级。
第五、为避免产生不良影响,接待人员应尽可能把客户请到不影响其他客户的场所,积极提出解决办法,做好与客户沟通工作。必要时,向上级相关部门报告,尽量当场予以答复。
第六、客户投诉当场不能答复的,接待人员应安抚客户情绪,并和客户约定回复时限,认真填写“处理单”请示负责人处理。投诉处理完毕后将处理情况回复客户,并将“处理单”填写完整。经负责人确认,客户投诉超出处理权限的,要将“处理单”报上级服务管理部门处理。
2.意见簿投诉处理礼仪规范
意见薄投诉处理的礼仪规范关键在于处及时理、积极回馈。
首先,接待人员应每日查阅意见簿,及时了解客户意见建议。对属于处理权限内的投诉,应及时通知责任人或责任部门进行处理;对超出处理权限的投诉,经负责人确认后,应填写“处理单”报上级服务管理部门处理。
其次,投诉处理完毕,接待人员要在意见簿上回复相关处理意见,并签字确认;客户留有联系方式的,原则上应回复客户。对于对企业的服务及管理提出了具体改进意见、帮助很大的客户,接待人员可携带小礼品上门感谢,或将其服务等级升级对待。
从某种程度上讲,意见薄的投诉处理也是企业形象宣传的一个窗口。很多客户都有翻看意见薄的习惯。如意见簿上的每一条信息、每一个意见,企业都应该认真对待,及时回复。意见簿保存得完好、干净清洁,这本身就是企业顾客至上服务理念的最佳体现。
尊重客户,就要尊重客户的意见,就要及时处理客户意见,积极反馈处理结果。
3.信函投诉处理礼仪规范
信函投诉,从某种程度上反映了客户对投诉的重视,金融业从业者一定不能掉以轻心,不能认为客户不是在面前投诉就随意处置。
第一、收到信函投诉后,应将信函投诉内容记录在投诉“处理单”中,并迅速调查落实信函中反映的问题。
第二、属于处理权限内的投诉,接待人员应立即通知责任人或责任部门进行处理,并将处理情况回复客户。
第三、回复客户处理意见时,宜采用客户方便的联系方式。原则上采用信函的方式对等回复。回复时,以手写为佳,不宜打印,这样更能显示对客户的重视。书写时,字迹应清晰、称呼应准确、格式应规范,叙述应客观。
第四、客户收到信函后,接待人员应再次采用电话、邮件等方式向客户表达感谢。
第五、投诉处理完毕,接待人员要在“处理单”上记录处理和回复情况。
第六、超出处理权限的投诉,经负责人确认后,接待人员应及时将“处理单”和投诉信函报上级服务管理部门处理。投诉信函应复印,留存备查。
4.电话投诉处理礼仪规范
电话投诉因投诉方式简单,也常常被客户采用。处理电话投诉时除了应遵守一般的电话服务礼仪之外,还应特别注意:
第一、首位受理客户投诉的员工要认真倾听、记录客户的投诉内容,并向客户复述一遍。对能答复的问题,应立即向客户解释说明。无法答复的,应立即转交上级。
第二、接待人员接到转交的客户投诉后,应积极提出解决办法、做好与客户的沟通工作,尽量当场给予答复。
第三、对于当场不能答复的投诉,接待人员要在“处理单”上记录客户信息和投诉内
容,并和客户约定回复时限。调查处理后将处理情况回复客户,并将“处理单”填写完整。
第四、超出处理权限的投诉,经负责人确认后,接待人员应及时将“处理单”报上级
服务管理部门处理。
第五、对于客户的电话投诉,不管何种原因,都应在电话结束之际,向客户表达谢意,并及时回复客户处理意见。
5.客户投诉回复的礼仪规范
对客户投诉进行及时回复,既是服务礼仪的要求,也是接待人员的职责所在。回复客户投诉可采取电话、传真、信函、上门等多种方式。
首先,电话回复原则上应选择工作时间进行,除紧急情况或经客户事先许可外不应在夜间回复客户。电话回复应使用对外公布的服务监督电话或办公电话,有条件的应保留电话录音。回复时应首先向客户讲明身份,遵守电话礼仪的服务规范。
其次,传真、信函回复时须经负责人确认。不能做超出处理权限之外的决定及承诺。
然后,上门回复应事先和客户约定时间、地点,并由两名工作人员持有效工作证件进行。
再次,回复客户后必须将回复内容、客户意见如实填写在“处理单”中。
最后,客户对回复结果不满意,回复人员要耐心倾听,认真解释,诚恳道歉。对于客户提出的要求,要根据业务规定和自身权限进行回答。
据美国白宫全国消费者调查统计发现:投诉得到解决的会有54%的客户会回来,继续在企业里消费,有46%的人不会再回来;而投诉被迅速得到解决的,有82%的客户愿意继续在企业消费,有18%的人不会再回来。这个调查统计分析说明,一方面,企业需要客户投诉。客户投诉的意义就在于有效地处理客户的投诉,把投诉所带来的不良影响降到最低点,从而维护企业自身的形象。另一方面,及时、妥善地处理客户投诉,将大大提升客户对企业的满意度及忠诚度。
3. 如何有效处理顾客的投诉高手教几招啊!
作为游戏厅的经营者,不可避免的会碰到顾客的投诉。如何有效的处理顾客的投诉,妥善解决顾客提出的问题,不仅关系着顾客对自己游戏厅的评价和印象,也关系着自己游戏厅的声誉和长期效益。如何有效的处理顾客的投诉,成为游戏厅经营者不可或缺的一项技能。
一、处理顾客投诉的流程
一个可持续经营和发展的游戏厅,一般都要设立解决顾客投诉的机构及专业的人员,有一套完善的顾客投诉解决流程,如设置投诉举报的电话、登记薄等。这样既能更好的解决顾客投诉,又能为游戏厅树立良好的形象。有效的解决顾客投诉的流程如下。
聆听不满
接待顾客投诉时,一定要让顾客把他心里想说的话说完,这是最基本的态度,体现出店铺对顾客的尊重和重视。
对待顾客的投诉,要虚心的接受,要本着“有则改之,无则加勉”的态度看待顾客的意见和不满,要想办法消除顾客的不满情绪。
对顾客投诉的所有相关事项都要仔细的听清楚。如果不能仔细的听顾客的诉说,中途打断他的陈述,就有可能遭到顾客的反感。
在聆听的过程中,除了要了解整体事情的来龙去脉之外,还要让顾客恢复平静。这种做法与人事管理上所设置的顾客咨询有着相同的效果。如果这个阶段进行的很顺利的话,那么可以说这个问题的症结已经解决了一大半,剩下的就是所谓的手续阶段而已。
换位思考
顾客最希望自己的投诉意见受到对方的同情和尊重,希望自己能够被别人理解。在接受顾客投诉时,必须从顾客的角度说话,了解顾客所表现出来的失望、愤怒、沮丧 甚至痛苦,理解他们会在某种程度上责备游戏厅经营者和管理者。具体来说,他们希望经营管理和服务人员能全部或部分的做好以下工作:
(1) 认真的听取和严肃的对待他们的意见;
(2) 了解他们不满意的问题及其原因;
(3) 对不满意的部分予以更换或赔偿;
(4) 急他们之所急,迅速的处理问题;
(5) 对他们表示同情和尊重;
(6) 希望看到某些责任人收到惩罚;
(7) 向他们保证类似问题不会再发生。
对顾客的抱怨,游戏厅经营者一定要诚心诚意的表示理解和同情,坦诚自己的过失,决不能找一些托词来开脱责任。实际上,在处理投诉的过程中,有时候一句温暖、体贴的话语,往往能起到化干戈为玉帛的作用。
巧妙的道歉
在顾客投诉发生的开始阶段,如果一线服务人员和投诉处理人员能够加以平息,往往能起到事半功倍的效果。巧妙的道歉,是平息顾客不满的好方法。
顾 客在投诉时常常是义愤填膺、情绪激动,导致措辞过分激烈,甚至伴有恶言恶语、人身攻击等。在此情况下,游戏厅经营人员应冷静的聆听顾客的全部委屈,全盘了 解顾客不满的原因,然后诚恳的向顾客道歉,用“非常抱歉”、“真是对不起”等话语来稳定顾客的情绪,稍后再商谈投诉等事,这样问题就比较容易解决了。
在处理顾客投诉时,除了要诚心诚意的全面了解顾客委屈以外,最重要的是要把道歉的态度清楚、明白的表现在自己的行为上。
调查分析
在接受顾客投诉后,除了调查被投诉的情况是否属实外,还应尽早的了解顾客的意见和游戏厅工作人员的看法。然后,尽可能的按照顾客的意见来进行处理,这是解决顾客投诉的最完美的方法。但是,要尽可能的兼顾游戏厅和顾客双方的利益。
要解决问题,必须先调查清楚:主要原因是什么;以前是否发生过同样的问题,处理结果如何;是不是要遵照规定的手续和处理方法来办。找出这些问题的答案,就不难处理了。
尽早的了解顾客的愿望是解决顾客投诉的关键。工作人员一定要用心的揣摩,听懂顾客所表达的弦外之音。
着手解决
对于顾客的投诉只要了解了顾客投诉的真正原因,就应尽快的着手处理。首先认真的征求顾客的意见,然后与顾客进行沟通。应考虑在自己的权限内是否可以处理此问题;如不在自己的权限内,应迅速的移交他人处理,或请示主管领导等。在移交他人处理时要将调查到的情况详细告知。
解决顾客的投诉要尽可能的快,如果处理拖长的话,就会让顾客怀疑店方的诚意和处理态度,搞不好又回到事情的最初状态。
检讨得失
在解决顾客投诉的过程中,负责投诉处理的员工要把顾客投诉的意见记录在相应表格中,这样顾客也会有慎重的态度。要将每一次投诉记录都存档,以便日后查询,并定期检讨产生投诉意见的原因,认真的加以改正。
通报公布
对 顾客的投诉意见及其产生原因、处理结果、处理后顾客的满意程度,以及游戏厅今后的改进办法,均应及时的用各种固定的方式,如例会、动员会、早班会、通告栏 或游戏厅内部刊物及网站等,告知所有员工,是全体员工迅速了解造成顾客投诉的种种原因,并充分的了解处理投诉事件时应避免的不良影响,防止类似事件的发 生。
二、顾客投诉的主要原因及解决办法
因游戏机台故障问题引起的投诉
因 游戏机台的故障问题引起的投诉在游戏厅内占比较大的比例。有些游戏厅在引进游戏机台时没有严格把关,一些质量低劣的游戏机台流进店铺;或者游戏机台在长时 间的使用后不可避免的出现部分的故障,如游戏按键损坏等,造成顾客在游戏时遇到问题或遭受损失,游戏厅经营者应真诚的向顾客道歉,并及时的帮顾客解决问 题。如顾客在游戏过程中收到金钱上的损失,应及时的予以弥补和赔偿。
游戏厅在进货时应严格把关,坚决不能购入质量有问题的游戏机台。如游戏机台出现故障,也应尽快清技术人员解决。技术人员解决不了的应迅速跟厂商联系,请厂商帮忙解决。
游戏机台的一些小故障非常影响顾客的游戏感受,千万不要忽视这些小细节,工作人员应在每天营业前将所有游戏机台检查一遍,以确保及时的掌握游戏机台的故障情况,并及时报修和安置故障提示牌。
因游戏厅服务人员的服务引起的投诉
由于当游戏厅服务人员服务态度不好,服务礼仪不当,以及所提供的信息不足,导致顾客投诉,也是比较多见的。
服务员应对不得体。如,不顾顾客的反应,一味的推荐游戏;只顾自己聊天,不理会顾客;在为顾客提供服务后,顾客想了解更多信息或游戏玩法,回答不当或不能回答;说话没有礼貌,过于随便;冰冷冷的对待顾客,板着面孔等。
对收银的抱怨。如,少给顾客找了零钱;多收了顾客的钱;收银速度过慢等。
不遵守约定。服务员对顾客承诺的服务不能实现,欺骗顾客等。
服务方式不当。如,对顾客的需求视而不见;处理顾客的要求太慢等。
解决顾客这方面投诉的根本方法,就是提高游戏厅工作人员自身的素质,提供良好的服务,让顾客在游戏厅内有宾至如归的感觉。
由于游戏厅的环境、设施引起的投诉
顾 客对游戏厅的游戏环境或服务设施不满也会投诉。比如,因游戏厅太滑导致摔跤、人太多被小偷偷了钱包、随身物品容易丢失等因素,致使顾客缺乏安全感而引来投 诉;因游戏厅光线太暗、不通风、夏天空调不够大、电梯出现故障不能使用等因素,导致顾客游戏不便利而引来的投诉;因游戏厅内洗手间太少、电梯太少等因素, 导致顾客因游戏厅的服务设施不合理而引来投诉,等等。
因此,游戏厅一定要注意安全卫生,经常检查陈列窗的玻璃、天花板上的吊灯、壁饰等是否有破裂、掉落的危险,地面、楼梯是否过于潮湿、光滑,以免砸伤或跌伤顾客。
由于广告误导引起的投诉
广告误导通常有两种情况。一是夸大游戏厅的环境和可玩性,不合实际的美化游戏厅。顾客来到游戏厅后发现可玩的游戏寥寥无几,而且环境吵杂,光线昏暗,发现自 己被宣传误导引起投诉。比如一些游戏厅宣传自己是室内迪尼斯,结果节假日家长带孩子来游玩,发现完全不是自己想象的情况,感觉受了欺骗,容易做出一些过激 举动。
二是大力宣传自己的服务却不加兑现。游戏厅经常面临两难的境界,不宣传,对顾客缺乏吸引力,得不到满意的业绩;宣传,提高了顾客的期望值,容易导致顾客的不满意,并且对自己的员工提出很高的素质要求,很可能在实际运营过程中实现不了。
因顾客的偏见、习惯或心境不良引起的投诉
偏见往往不合逻辑,并且带有强烈的感情色彩,单纯靠讲道理的方法难以清除由此产生的投诉。因此,在不影响运营的前提下,员工应尽可能的避免讨论偏见和习惯的问题,把话题引向别处。
有些顾客为了表现自己知识丰富、有主见,会提出种种问题来质问工作人员。员工对此应予以理解,并采取谦逊的态度耐心的倾听,否则,很容易刺伤顾客的自尊心和虚荣心,引发他们的投诉。
顾客由于心境不良,也可能提出投诉,甚至是恶意投诉、借题发挥、大发牢骚。员工因尽量避免正面的处理此类投诉。遇到那些蛮横不讲理、大喊大叫、辱骂,甚至有潜在的暴力倾向的顾客,店员应本着“有利、有理、有节”的原则处理问题,如解决不好,应及时地向主管领导汇报。
4. 我要投诉礼仪公司,怎么投诉啊
1.你要是感觉上当受骗当然要报警了。礼仪公司涉嫌诈骗,派出所会处理。2.报警专无用情况下考虑到工商属举报公司无证经营,前提是礼仪公司确实是黑户。3.即使公司是合法的有证件,建议到劳动仲裁委员会投诉公司,涉嫌合同欺诈。要回钱只是时间问题。
5. 酒店处理客人投诉时有哪些礼仪要求
无论原因,先给客人表达歉意,因为酒店失误给客人带来了不便!然后给客人一些免费早餐卷,
6. 酒店服务员不礼貌该如何投诉
你好!不要投诉吧!忍耐一下,给老师面子,以后老师不会再安排这里,那个朋友就体会到,哪儿做不好了。如果你投诉,那个服务员可能就会得到惩罚,或者没有工作。宽容别人就是宽容我们自己,度量大。南无阿弥陀佛!
7. 酒店处理客人投诉纠纷具有哪些礼仪要求
(1)遇有客人投诉时须礼貌、耐心地接待。
(2)表示出对客人专投诉的关心,使客人平静下来。
(属3)倾听或向客人了解投诉的原因;“询问投诉内容、原因、发生时间、地点、涉及人员、客人要求等”,并尽量留下客人的联系资料。
(4)站在客人立场上表示同情,真诚地向客人致歉,并正面回答客人问题(要注意语
言技巧)。
(5)对待客人投诉要保持冷静,不急躁、不推诿、不争辩、不怠慢。
(6)接受投诉时尽量引导客人到大堂休息区单独处理,尽量避免在各种公共场所处
理投诉。
(7)酒店任何员工接到客人投诉(电话、口头或书面)都必须认真对待,服务员无法处理的应及时报告(或逐级报告)当值上司,如果客人未接受部门的处理意见,部门要将情况报上驻店经理。
(8)中午和深夜收到投诉,部门当值的最高层管理者也处理不了的报总值班经理处理。
8. 受理电话投诉礼仪有哪些注意事项
您好,接通电话时要有礼貌的说明你是谁,如果你说猜猜我是谁之类的话,对方不一定记得你的声音,因此这样的开场白可能会使对方尴尬。
>02
注意打电话的时间,确定一下这时打电话给别人是不是合适,也许他们现在正在睡觉或者吃饭,这个时候就不要去打扰别人了,除非紧急情况。如果有人在你不方便的时候打来电话,你可以告诉他你现在不方便接电话可以让他一会再打来或者你一会再打过去。
[图]>03
拨错号码时怎么办?拨错号码是很常有的事,当你拨错电话时不要一声不吭就挂断电话,因为你让不想干的人接电话一声不吭的挂掉是很不礼貌的表现,其次你应该弄清楚为什么拨错电话了,是按错了呢还是记错电话号码了?陌生人也许可以帮你找到答案。挂断之前要对别人表示一下歉意。
>04
打电话时你这里的背景音会传到对方的耳朵里,即使你不在音响或者电视机旁边,对方有可能还是听不清你在说什么。如果你在接打电话时嘴里边吃边讲电话是很不礼貌的,对方一定能听出来你在吃东西,如果有这种情况你应该快点嚼完咽下,说声抱歉后再与对方讲话。
>05
在别人家里接打电话时要遵从别人家里的习惯,每个家庭接电话时的习惯都有所不同,另外如果你在亲戚家里想借用一下电话,你要尽可能的缩短谈话时间,然后归还电话是要主动道谢。
>06
如果你接到电话是找别人的你应该先说声:“请等一下”然后再去把人找来接电话,如果你直接把电话扔到桌子上就大喊大叫会让对方听到那些刺耳的声音,而且不要随便就对来接听电话的人进行人身评论,因为即使正常的语调也会让对方听见,这样不仅让打电话的人难堪也会让接电话的人难堪。