紙質成果保管

Ⅰ 實驗成果資料上交中存在的問題及對策

沃恆怒

（中國石化華東分公司石油勘探開發研究院）

摘 要 本文對生產單位上交實驗成果資料，包括電子文檔、紙介質文檔等，以及網上發單製作中存在的一些技術問題，有針對性地提出解決的辦法，強調實驗成果地質資料的真實性、可用性、完整性。以保證上交地質資料的質量，充分發揮地質資料在石油勘探開發研究中的作用。

關鍵詞 實驗分析 成果資料 上交 解決方法

0 引言

實驗分析資料是實驗室研究人員通過對油氣勘探開發過程中產生的岩心、岩屑、油氣水等實物進行各種項目的實驗分析、物模試驗等所產生的實驗數據及相關文件。主要是用於地質研究、油藏研究以及工程研究，是石油工程領域各項研究的基礎性資料，其真實性和可利用性尤其重要。所以，進一步規范實驗成果地質資料電子文件、紙介質文件上交程序，提高實驗地質資料管理水平，確保實驗成果地質資料的紙介質、電子文件能有效地得到管理和利用顯得尤為重要。雖然按照《地質資料管理條例》（國務院第 349 號令）及《成果地質資料電子文件匯交格式要求》（國土資發 [2006]210 號）等文件來規範本單位實驗成果資料上交，以及《中石化地質資料管理系統》網上發單製作質量，合格率較過去得到了較大幅度的提高，但仍存在不少問題。針對本單位以往匯交驗收報告中容易出現的問題，本文進行簡單描述，並提出了解決對策，希望能進一步提高匯交質量。

1 實驗資料文件的真實性、安全性、有效性

製作實驗地質資料電子文件的基礎數據信息，是通過實驗室儀器和試劑操作中直接形成的源頭實驗數據，其形成儀器、存儲方式、採集等方面存在許多局限性，它的真實性、安全性、存儲方式、有效性等直接影響著電子文檔的利用。所以，實驗數據形成單位在製作電子文件時必須把源頭數據的真實性檢查放在首位，確保實驗數據和實驗地質資料電子文件真實可靠。由於本單位不是所有實驗地質資料的產生主體，其主要來源是另外一個單位。本單位作為一個科研單位，是實驗資料的主要利用單位，也是對實驗地質資料進行上交的單位之一，所以上交驗收前應對其安全性、有效性逐一進行全面的檢查。檢查主要包括兩個方面的內容：

（1）接收的電子文檔不能攜帶病毒。這是非常重要的，必須嚴格做好病毒查殺工作，任何帶有病毒的電子文檔都會對實驗地質資料的電子文件保管和利用造成風險，有時甚至造成無法挽回的損失。

（2）其載體應能在通用的讀取設備上被正確讀取，並能在其相應的軟體環境下正常打開瀏覽和利用。

2 實驗資料文件的完整性、准確性

實驗資料的齊全、完整、准確，是實驗資料質量和研究人員對地質研究、油藏研究以及工程研究的基本保證。對每份電子文檔中的每一個電子文件，從形式到內容上都應對照紙質載體逐一進行檢查，檢查文件格式、文件命名及組織方式、目錄文件的製作等是否符合規范要求，電子文件所記載的信息內容與對應的紙質資料是否一致，影像是否清晰、完整等，以保證電子文件的齊全、完整、准確。實際工作中主要存在以下幾個方面的問題：

（1）由於實驗資料的形成有它的局限性，需要實驗的項目以及實物不同，其需要的儀器和操作也不同，例如：鑽井岩心作鑄體薄片鑒定，由於是全電腦操作，直接出來結果報告，無法取得完整的實驗報告的電子文件，但出來的並不是它的最終定稿，電子文件內容與紙介質報告不能一一對應。要想解決此問題，必須進行對照檢查，發現缺少的要進行掃描，並插入原文件中，且需統一格式。按《地質資料管理條例》（國務院第 349 號令）及《成果地質資料電子文件匯交格式要求》（國土資發 [2006]210 號），電子文檔內容與紙介質報告必須一一對應。

（2）生產單位的實驗資料沒有按照規定格式匯交電子文件。如：目前生產單位交上來的部分實驗資料是通過電子掃描儀掃描成像的圖像文件，由於其是成批出來的，所有同一批的實驗資料是一起形成一個壓縮包，一起發過來的，而資料上交的形式是以單井資料方式進行上交。所以，要解決此問題，資料管理人員就必須在上交前做很多文檔整理工作，把同一口井的不同實驗項目的電子掃描圖像文件進行歸類，並轉換成規范格式後的匯交電子文件。

（3）生產單位沒有提供電子文件登記表，給下一步資料驗收造成不便。由於生產單位實驗資料是按批出來的，單井所實驗的項目、批次和時間存在差異，同一鑽井實驗資料會形成很多批次，一年內會有很多件，給上交工作帶來很多問題。最典型的問題就是漏交和重復上交。要想解決此問題，除完善單位資料上交管理制度外，資料管理人員需要製作完善的實驗資料電子文件登記表，要對同一鑽井、不同批次、相同實驗項目進行區分，使其有一定的連續性，並進行歸類處理，為資料上交工作打下堅實的基礎。

（4）存在紙介質實驗資料中，部分圖片文件（主要是相片和實驗相關曲線）沒有對應的電子文件。此種情況，會造成研究人員應用困難和上交不全。解決對策：資料管理人員通過電子掃描形成電子圖像文件，插入電子文件中，並進行相關處理，形成可上交文檔。

3 實驗資料文件的內容與形式

3.1 文字部分

實驗單位上交的文字報告中經常有 A4 橫向插圖、插表、插照。報告中頁碼混亂，特別是文字中版面發生變化或插入整頁圖版（照片、圖、表）時，頁碼不連續。插圖、插表、插照在電子文件中的方向不是正立的。這時應靈活應用「Word」中的「分節符」，使 A4 橫向插圖、插照、插表保持正向顯示。

3.2 內容部分

紙質的文字描述是完整的，但在電子文件中經常發生缺少其中的一段；或者是電子文件能夠瀏覽，但紙質文件缺少一頁；有的插圖不清晰；有的電子文件中的目錄不是用「Word」自動生成的，而是手工錄入的。很多岩心需要看其形狀，故還會配很多照片，由於在拍照片的過程中受燈光、設備、人為等眾多因素的影響，會出現模糊、不全等現象。造成研究人員在研究過程中的誤導。要想解決該問題，就必須向實驗單位提出特殊要求，把影響質量的因素降到最小，提供出合格的實驗成果資料。

3.3 裝訂

折疊不規范，大小、長短不規則，一份報告中有 A4 紙也有 A3 紙，由於裝訂的方向和大小的問題，往往會出現頭在外的結果。實驗報告中的照片處理也存在一定的問題。由於每一份實驗資料不一定是相同樣式的，有時實驗照片不是一張，而是一組，一張 A4 上要貼 4 ～ 6 張照片。如果照片多的話，就會很混亂，影響使用。解決此類問題，首先要在源頭上來解決，嚴格要求按圖頭在里、頁碼在外，照片要在圖片下進行文字說明，按從小到大進行排列裝訂，即形成正規的書本形式。在裝訂材料上也要提出一定的要求，禁止使用塑料封面或者易銹蝕的金屬物進行裝訂，這些都不利於長期保存。

4 實驗資料文件的上交

實驗資料是基礎資料，在石油勘探開發研究過程中起著很重要的作用。由於課題研究成果匯交只提交成果報告，實驗成果資料一般是以單井的形式存在，故資料管理員一般以單井資料的模式進行上交，且中國石化要求使用資料管理系統進行網上發送。其主要的步驟如下。

4.1 網上發單的製作

由於實驗單位上交的是行業標準的固定格式，是按計量論證樣式完成的，改變困難。如下：

第八屆全國地質檔案資料學術研討會文集

而中國石化資料管理系統網上匯交模式是：

第八屆全國地質檔案資料學術研討會文集

由於資料提交和上交都有不相同的固定模式，而且一口井多數情況下並不是一件或一檔實驗資料，有的鑽井一次有二十幾份實驗資料。如果每一份都要單獨上交的話，就必然有一部分相同的內容要重復二十幾次，很容易出錯，且很繁瑣。解決此問題是通過小程序，實現一起導入，不僅確保無誤，而且也相對輕松。具體表格如下：

第八屆全國地質檔案資料學術研討會文集

由於網路上交有很多必填項目，如果不填，就根本無法上交。資料管理員在做網上發單時要結合實驗資料原件來逐項填寫，多次復核無誤後才能上交。千萬不能出錯，因為一旦上交後，就必須要求上級返回才能修正；如果是空號還無法消除，空號一直會存在，為以後的統計工作帶來很多麻煩。

4.2 實物上交

本單位有自己的實驗室，但能完成的實驗項目有限，還有很大一部分需要委託外單位進行實驗，各實驗單位的成果資料文件樣式各不相同，因而就存在多種實驗資料的格式。且從實驗單位上交到相關資料單位還要經過 2 個以上的交接環節，交接的環節越多，出錯的概率就越大。還有一個容易出錯的地方就是，實驗單位交給管理單位的資料往往只是列印一份，其他幾份是通過復印機復印後再進行裝訂的，會出現裝訂錯、少復印等現象。要想降低出錯的概率，首先就要盡量減少中間環節，並制定嚴格的規章制度，要求實驗單位通過嚴格檢查，確定無誤後再上交。

5 結語

綜上所述，實驗成果資料的上交管理是一項持續性很強的工作，只有通過各方面的共同努力，才能有效地提高實驗成果資料的上交質量。資料管理員要做好紙質、電子文檔形成前的檢查、驗收等專項工作，同時要不斷地適應新形勢的需要，更好地掌握網上上交途徑和新方法，保證安全、完整、准確、有效地為石油勘探開發研究提供服務。

Ⅱ 電子檔案與紙質會計檔案的保管期限一樣嗎

一樣的，新規定的電子檔案保管期限與紙質檔案保管期限一樣

Ⅲ 紙質文件保存的最高年限是多少怎樣保存

紙質文件保存的最高年限是10年以上。

國家檔案局於1987年正式頒發了《檔案庫房技術管理暫行規定》做了明確界定：檔案庫房(含膠片室、磁帶室)的溫度應控制在14～24℃，有設備的庫房日變化幅度不超過2℃。

相對濕度應控制在45～60%，有設備的庫房日變化幅度不超過±5%。由此可見檔案庫房存儲條件的嚴苛，這樣才能有效保存紙質檔案。

避免酸性環境的生成

酸性環境的形成主要有兩條途徑：一是造紙過程中殘留的酸；二是當紙張濕度過大時吸收空氣中的酸性氣體，使紙張PH值變小。

防治光化學反應發生

最好將檔案庫房建在環廊內，不但避免陽光照射，而且可減少空氣中有害氣體的侵入。

(3)紙質成果保管擴展閱讀

古代保存紙質文件的方法

為了能讓紙張能保存較長時間，在造紙時，會採用石灰和石棉等含鹼性較強的天然材料，因為在日後的保存中，空氣中多含酸性，這樣能夠讓紙張不易老化破損，得以長久保存。

現代檔案存放的基本物質條件包括：檔案庫房、庫房設備、檔案裝具、包裝材料等。

控制庫房溫度

溫度升高，物質分子獲得熱能，分子運動加快，動能增大，活化分子數量增多，化學反應也會加快。平時幾乎不進行的纖維素有關反應也會發生，紙質老化速度就會加快。

當溫度過高時，紙質會失去水份而變硬變脆。溫度繼續升高就會使纖維素脫水、炭化直至燃燒。因此，檔案庫房一定要控制溫度，不可過高也不可過低，最好控制在14-24℃之間。

Ⅳ 紙質資料抽真空保管會變脆嗎

紙質資料抽真空保管會變脆

Ⅳ 為什麼紙質的專利證書由代理所進行保管

不會啊，一般是由商標局直接快遞到代理公司，然後再由代理公司整理完之後 快遞給申請人。

Ⅵ 什麼地方可以第三方保管紙質文件

銀行保險櫃，出錢就可以了

Ⅶ 紙質檔案能永久保存嗎

不能，因為紙質檔案的保管受溫濕度、光線、檔案害蟲、塵污、有毒有害氣體和紙質檔案本身的字跡、紙張及自然災害、戰爭等不可抗力等因素的影響，在實際保管過程中根本不可能完全排除這些因素的影響，只能說通過有效的控制盡量延長紙質檔案的保管壽命。目前，全國現存最早的紙質檔案也只是唐代的，為什麼沒有更早的紙質檔案，原因就在於此。

Ⅷ 安裝了財務軟體紙質的原始憑證怎麼保管

倒了，那你用財務軟體幹麼？用上軟體還用手工賬啊？是需要列印憑證、賬什麼的，根本不需要手工來做

Ⅸ 紙質貼現後票據誰保管

票據貼現，一般是在到期前到銀行辦理，辦理完成之後貼現的票據由銀行收存，銀行在到期後找出票方兌現

Ⅹ 地形圖紙質成果移交時需不需要疊圖

地形圖紙質成果移交時需要疊圖。
紙質地形圖是將地形信息直接用符號、注記及等高線表示並繪制在紙 質或聚酯薄膜上的正射投影圖。數字地形圖是將地形信息按一定的規則和方法採用計算機生成和計算 機數據格式存儲的地形圖。