文書檔案保管期限劃分技巧

㈠ 檔案保管期限有幾種如何具體劃分

檔案保管期限有3種，短期、長期、永久。

㈡ 檔案管理制度中檔案歸檔范圍及保管期限表，如何制定

這需要根據來具體狀況區別對待：自一、凡是與政府部門定期接洽業務所產生的檔案，必須按法定規則歸檔保存；二、公司對內使用的檔案，應根據單位時間內產生的檔案數量確定管理規則；三、編號規則應固定，經常改動或者變更是會有嚴重的後遺症的。

㈢ 文書檔案保管期限

一．文書檔案
1． 董事會及經理辦公會議會議記錄、紀要、決議………………………………永久
2． 黨支部、團委、工會、婦工會計劃、總結、報告及其會議記錄……………長期
3． 黨團工會等統計年報、名冊、登記表…………………………………………永久
4． 職工代表大會材料………………………………………………………………永久
5． 有關企業、人員先進表彰、處分決定等………………………………………長期
（省級以上先進和人員開除處分為永久）
6． 黨團組織介紹信、存根…………………………………………………………長期
7． 思想政治學習、文明建設等材料………………………………………………長期
8． 企業規章制度、規定……………………………………………………………永久
9． 工會等部門工作規定、制度……………………………………………………長期
10．企業召開的各類工作會議和專業會議材料……………………………………長期
11．企業編寫的大事記、年鑒、企業沿革、年度工作計劃、總結等……………永久
12．企業各部門年度總結、計劃、考核等材料……………………………………長期
13．企業文書處理、檔案、保密工作、保衛工作形成的材料…………（重要）長期
…………（一般）短期
14．企業編印的簡報、報紙、雜志、圖書的定稿和正稿…………………………長期
15．有關企業升級、申報的省級以上先進材料……………………………………永久
省級以下的材料………………………………………長期
16．企業領導出席重要活動的材料…………………………………………………永久
一般活動的材料…………………………………………………長期
17．企業建立、名稱變化、印章啟用及各部門設置、撤並、董事會成員變化，
經理任免…………………………………………………………………………永久
18．企業各部門負責人任免、聘用、定級、確定工資及職稱評定等……………長期
19．企業參加外事活動材料…………………………………………………………永久
20．企業職工教育、培訓等材料……………………………………………………長期
21．企業後勤福利、醫療衛生等材料………………………………………………短期
22．企業制定的發展長遠規劃、年度經營計劃……………………………………永久
23．企業制定的財務管理方面的材料………………………………………………長期
24．企業有關市面上場問卷調查、市場分析等材料………………………………長期
25．企業與各單位簽訂的各種協作特許經營書……………………………………長期
26．企業各類專賣、銷售方面的統計報表…………………………………………長期
27．企業有關經營專類方面的材料、簡報…………………………………………短期
28．企業制定的生產計劃以及實施過程中的記錄、安全操作規程及改進意見…長期
29．企業有關質量管理的規定、質檢報告、質量事故分析………………………長期
30．本單位制定的企業標准…………………………………………………………長期
31．企業有關能源、環保、工業、衛生、計量方面的材料………………………長期
32．有關企業章程、資產組成資料…………………………………………………永久
33．企業有關商標注冊等材料………………………………………………………永久
34．企業有關原料標志等材料………………………………………………………永久

㈣ 文書檔案中永久長久定期怎麼定義

▲1987 年修訂的《關於機關檔案保管期限的規定》將檔案的保管期限劃分回為永久、長期、短期三種答, 長期為16～50 年左右、短期為15年(含15 年)以下。

▲2006 年12 月18 日正式發布施行《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》又將保管期限又改為永久、定期兩種, 定期又實行「標時法」, 分為30 年、10 年兩種年限。

㈤ 文書檔案該如何分類及管理

1、保管期限—年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類。

2、保管期限—年度—問題分類法，即先將應歸檔文件材料按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，再在年度下按按問題分類。

3、問題—年度—保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每個問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。

4、年度—保管期限分類法，即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按保管期限分類。

5、年度—組織機構—保管期限分類法，此為最常用的分類方法。先將歸檔文件按年度分類，其次按照各個部門分類，最後按保管期限分類。

進行檔案管理工作，要遵循集中統一管理國家檔案，維護檔案的完整與安全，便於利用的原則。集中統一指國家全部檔案要由國家設立的各級各類檔案保管機構分別集中保存，並制定統一的法規進行管理。

維護完整有兩方面的含義：從數量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；從質量上要保持檔案的有機聯系，不能人為割裂分散或零亂堆砌。維護安全也有兩方面的含義：力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命；保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。

便於利用為全部檔案管理活動的最終目的，也是檢驗檔案管理工作的一個標准。檔案是歷史的見證，都反映一定的歷史事實，不允許任意篡改或修正，所以維護檔案的真實性，保持檔案的原貌，也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。

(5)文書檔案保管期限劃分技巧擴展閱讀

檔案管理工作不生產物質財富，檔案主要也不由檔案管理機構和檔案工作人員產生和利用，它是專門負責管理各部門形成的歷史文件的一種專業，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統不是孤立的，而是各項社會管理系統中不可缺少的組成部分。

通過提供檔案信息為社會實踐服務，是檔案管理工作區別於其他工作的特點之一。檔案部門雖然也研究檔案、進行編著等活動，但其目的還是為了更好地適應社會的利用需要，仍具有服務性。在社會歷史的各個階段，檔案管理工作都必然為一定的經濟、政治、文化服務，否則就不會存在，也難以發展。

在階級社會中，檔案管理工作體現一定的階級關系和階級利益，為一定的統治階級所掌握，為一定階級的經濟、政治和文化服務，這個服務方向是檔案管理工作政治性的集中表現。

由於檔案的內容關繫到國家的政治利益和經濟利益，所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對外開放，而多數檔案則要在規定期滿後才開放。這種機要性也是檔案管理工作的一種性質。

㈥ 簡述文書檔案最常見的幾種分類方法

趙琦（黑龍江省總工會，黑龍江 哈爾濱 150000） 摘要：文書檔案是社會發展的主要記錄載體，從古至今，人們對檔案工作一直都非常重視。在社會不斷發展中，文書檔案管理方法不斷完善，這也意味著文書檔案的管理不斷細分，因此在文書檔案管理中需要對檔案進行嚴格分類，以此提高文書檔案工作效率。本文闡述了文書檔案工作中最常見的三類分類方法，主要分為：年度分類法、組織機構分類法和問題分類法。 關鍵詞：文書檔案；分類方法；年度分類法；組織機構；問題分類法 文書檔案是記載了社會發展中各種現實事物發生的整體過程，通過對歷史客觀記錄來衡量某一時期領導人供給，同時是反應某一時期各個基層、部門建設和科技成果開發的主要措施。伴隨著社會發展中，人們對文書檔案認識的不斷增加，文書檔案分類是與檔案整體工作的基本出發點和根本目的，是保持文件之間歷史聯系發生各種矛盾的過程中能夠充分的考慮和保管，利用相應的方便來實現檔案管理效率。在文書檔案工作中，分類是通過將文件按照不同的形式和形成機關等因素分開，避免出現不同機關文件的混雜，造成檔案管理工作的混亂。 1 年度分類法 就是根據形成和處理文件的年度，是通過將全宗內的所有文書檔案按照時間為標准進行逐步區分，通過形成年限逐次排開。運用年度分類法，要求根據文件的准確日期將文書檔案進行歸納，並且註明其形成的實踐，這是確保分類質量和效率的關鍵，同時也是在當前實際工作中能夠合理完善檔案分類工作的有效措施，其在分類的過程中需要注意一下幾個方面： 一是在實際社會活動中，不僅有通用的公歷年度，其中也有一些特殊行業和部門是按照工作性質和工作特點的需要來對檔案在應用中採用過去農歷方式進行編制的，這就造成檔案在分類中容易混淆的問題，因此在分類的過程中需要對這種情況嚴加分析，避免出現文檔分類的混亂。 二是某些文件上有幾種日期，如起草日期、簽署日期、批准日期、會議通過日期、發布日期和收文日期等，這些日期有時還不屬於同一年度。在這種情況下，要根據文件的具體情況確定一個最能說明文件時間特點的日期。通常的做法是：內部文件和一般發文以文件的寫成日期為根據；來往文件中收文以收到日期為根據；法律、法令和條例等法規文件以批准日期或公布、生效日期為根據；指示、命令等指令性文件以文件簽署日期即落款日期為根據；計劃、總結、預算、決算、統計報表等以內容所針對的時限為根據；跨年度處理的專門案卷、來往文書等可放入關系最密切的年度或最後結案的年度。 期刊文章分類查詢,盡在期刊圖書館 三是一些文件由於某種原因沒有標注或找不到日期，對此需要根據文件的具體情況，採取適宜的辦法考證和判定文件的准確或近似的日期，並將其妥善歸類。在文書檔案的管理工作中，對分類要求日益增加。文書檔案在管理中一般都是通過以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，元件與復製件為一件，轉發文件與被轉發文件。 四是在年度分類的過程中一般都是通過將一份文件結合實踐特徵來進行整理，這是通過成文時間、簽發時間、批復時間、通過實踐和公布時間等，不過在目前的分類管理中一般應用醉倒的是文件的簽發時間。以文件簽發時間來判定文件的所屬年度是當前對各個單位和企業進行總結的主要方法，同時也是按照新方法取消其中內容的主要手段。 2 組織機構分類法 就是根據文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進行分類。它以立檔單位內部的組織機構為標准，按不同的機構分別設置類目。 採用組織機構分類方法應具備一定的條件：第一，立檔單位每年設立的內部組織機構應當基本穩定。內部組織機構經常調整變化的立檔單位，不宜採用這種方法。第二，立檔單位設立的各個內部組織機構應當能夠反映該單位的職能分工情況，並且每個組織機構具有較穩定的基本工作任務或職責，其工作活動的內容及過程應同該機構承擔的相關職能保持一致。第三，立檔單位的文件上應有各組織機構在形成及承辦文件時留下的標記，如收文章、發文號等。 組織機構分類法的類別設置，一般是以立檔單位內第一層組織機構分類，需要時也可以分到第二層組織機構，往往有一個機構就設一個類。如果一個單位的機構包括辦公室、人事部、財會部、組織部、宣傳部等，採用組織機構分類法就可將檔案分為辦公室類、人事部類、財會部類、組織部類、宣傳部類等。各類的排列次序一般按習慣或正式文件的規定，把領導機構、綜合機構排在前面。 3 問題分類法 就是按照文件內容所反映的問題或「事由」將文書檔案劃分成各個類別。它以文件的內容為標准，按文件所涉及的問題（事由）分類。如一個全宗內的檔案可以按人事、計劃、生產、銷售等類別分類，銷售類內的檔案還可以按廣告宣傳、推銷、運輸、售後服務等進一步分類。這種分類方法要求問題的概括應當准確並且范圍明確，各個同級類目應當互相排斥，並按文件的主要內容進行歸類。因此，相對而言，這種分類方法要求檔案人員具有較高的業務水平。 為確保每份文件都能正確歸類，使用問題分類法時應注意以下幾點：一是在設置分類體系和類目時，要仔細研究立檔單位的職權范圍和工作任務，並依據檔案的具體情況分門設類；二是分類層次和類目不宜過多過碎，否則人們在理解上容易發生誤差；三是要正確使用邏輯學原理設置類目；四是應設立一個綜合類以包容一些綜合性文件和數量過少問題的文件；五是若一份文件同時涉及幾個問題，應研究並確認其中的主要問題，將文件歸入相應類別。 在實際工作中，由於全宗內文書檔案構成的復雜性，單純採用一種分類方法劃分文書檔案的類別是比較少的，通常是將兩種或兩種以上的分類方法結合起來使用。各單位最常用的分類方法主要有：年度——組織機構分類法、年度——問題分類法、年度——機構——保管期限分類法、保管期限——年度——機構分類法。 文書檔案管理工作的失誤將影響其以後使用的正確性，其影響力不容忽視，做好文書檔案的管理工作就必須先要求從基礎工作入手，檔案的管理工作不僅僅是「管好堆」，應不斷的完善原有的檔案。保證現有檔案工作無錯誤的基礎上，要求檔案工作者對原有檔案應進行核查，以防之前檔案管理工作的失誤，從中發現錯誤時，應採取補救措施以使失誤造成的損失降到最低。這就要求檔案工作者要全心全意地進行檔案工作管理，從基礎抓起。 4 結論文書檔案分類一般是通過最低一級的檔案逐步朝著高級檔案進行分類，這種方法在應用的過程中是通過確定歸檔文件先後順序的方式來排列。由於文書檔案在分類中是一個復雜的過程，因此需要結合科學技術不斷更新，確保分類歸檔的完整性，為檔案工作的提高提供有力依據，提高文書檔案管理效率和工作質量。 [2]隋敏.文書檔案的科學化管理探討[J].中國新技術新產品，2011.

㈦ 如何處理擋案保管期限劃分中存在的各種問題

《文書檔案保管期限表》第9條第13款，本機關處理人民來信來訪的文件材料，「有領導重要批示和處理結果的」，機關在歸檔時其檔案保管期限定為永久，「其他有處理結果的」，機關在歸檔時定為30年保管。
在機關日常工作中，正確處理人民來信來訪，是解決人民內部矛盾，維護社會穩定的有效方式。人民來信來訪的內容十分繁雜，一般是以維護公民自身權益為主，如按國家有關政策解決公民自身待遇問題，有的要求糾正錯案、冤案問題，有的是帶有舉報性質的來信來訪，也有政策法規性的咨詢、求解等，不一而足。機關處理人民來信來訪過程中形成的文件材料是否歸檔，一個先決條件是對來信來訪是否有處理結果。如果沒有處理結果，這類來信來訪文件材料還暫時不能歸檔，因為處理過程沒有完成，正如機關辦理文件沒有完畢一樣；如果有處理結果，這類文件材料機關在歸檔時要看是否有領導重要批示，據此來確定其檔案保管期限。
本條款中的領導對人民來信來訪所作批示，除黨和國家領導人所作的批示作為「重要批示」外，其他級別的領導所作批示是否重要，一般要根據領導批示的具體內容而定。「重要批示」不是指泛泛批示，而是指對解決來信來訪的明確態度、方式或方法，對事態發展態勢的估計。如領導對某信訪材料作出批示，「此事請××部門認真調查，如情況屬實，要嚴肅追查相關人員的責任」，這類領導批示就屬「重要的」。如有處理結果，機關歸檔時應劃定為永久保管期限。如領導只是泛泛批示、圈閱，「請××單位協調處理」，「請××部門根據國家有關政策回復」，這類批示就屬「一般的」而非「重要的」批示，如有處理結果，機關歸檔時其檔案保管期限一般劃定為30年。

㈧ 文書檔案的永久、長期、短期如何界定

1987 年修訂的《關於機關檔案保管期限的規定》將檔案的保管期限劃分為永久、長期、短期三種, 長期為16～50 年左右、短期為15年(含15 年)以下。

2006 年12 月18 日正式發布施行《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》又將保管期限又改為永久、定期兩種, 定期又實行「標時法」, 分為30 年、10 年兩種年限。

列為永久保存的檔案，是對社會主義事業的各項工作以至永世久代具有查考作用的檔案；列為長期保存的檔案，是不具有廣泛社會意義和科學歷史意義的，而屬本機關在較長時間內進行機關工作需要查考的文件材料；列為短期保存的檔案，是低於上述兩個層次的，本機關在較短時間內需要查考的文件材料。

(8)文書檔案保管期限劃分技巧擴展閱讀

《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》第六條規定：機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》第七條規定永久保管的文書檔案主要包括：

(一)本機關制定的法規政策性文件材料；

(二)本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；

(三)本機關職能活動中形成的重要業務文件材料；

(四)本機關關於重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等；

(五)本機關機構演變、人事任免等文件材料；

(六)本機關房屋買賣、土地徵用，重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料；

(七)上級機關制發的屬於本機關主管業務的重要文件材料；

(八)同級機關、下級機關關於重要業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。

定期保管的文書檔案

《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》第八條規定定期保管的文書檔案主要包括：

（一）本機關職能活動中形成的一般性業務文件材料；

（二）本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；

（三）本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本機關一般性事務管理文件材料；

（五）本機關關於一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等；

（六）上級機關制發的屬於本機關主管業務的一般性文件材料；

（七）上級機關和同級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料；

（八）同級機關、下級機關關於一般性業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料；

（九）下級機關報送的年度或年度以上計劃、總結、統計、重要專題報告等文件材料。