知識產權檔案如何分類管理

⑴ 如何做好檔案管理分類工作

檔 案 分 類 標 引 規 則 GB：http://ishare.iask.sina.com.cn/f/15814642.html?from=like 公司檔案管理制度：http://ishare.iask.sina.com.cn/f/15814640.html GB 15418-2009-T 檔案分類標引規則：http://ishare.iask.sina.com.cn/f/14601738.html?from=like DAT 42-2009 企業檔案工作規范：http://ishare.iask.sina.com.cn/f/12111615.html?from=like 企業檔案工作規范：http://ishare.iask.sina.com.cn/f/12493837.html?from=like

⑵ 企業檔案如何整理及分類

要看企業的性質和經營范圍

一般的分法是：

1、行政工商資料為第一分類;

2、人事資料為第二分類;

3、項目資料為第三分類;

以上三個只是大的分類，每個分類下還要有細分：

1、行政工商資料細分

(1)工商資料(章程、執照正副本、組織機構代碼證正副本、法人身份證復印件等)

(2)財務資料(驗資報告、稅務登記證正副本、每年審計資料等)

(3)生產企業還會有生產許可、衛生許可證、專利證書等等

(4)房地產公司就有施工許可證、預售許可證、國土證、產權證等等

2、人事資料細分：

(1)招聘面試入職資料(含員工個人信息及相關證照)

(2)每月考核資料

(3)培訓資料(培訓台賬等)

(4)薪資標准資料

(5)員工工作計劃及總結等

(6)勞動合同、試用期合同、培訓合同、其他與公司特殊簽訂的合同

3、項目資料細分

項目資料根據公司經營性質分法不同，比如生產性的和銷售型的，資料區別很大，在此就不一一列出了。
管理要點:

1.文件分類存放。

2.文件分等及存放。

3.部分文件不可以正本借出,應建立副本。

4.部分文件禁止復印。

5.建立文件借出與歸還登記本。

6.文件架應依據分類明確標示。

7.活頁夾應依據內容明確標示。

8.文件應賦予編號,並按照編號依序存放。

9.各類文件應訂定保存期限,年終必須將過期文件進行整理銷毀,空出空間給後續文件存放。

⑶ 檔案管理方法分類

會博通綜合檔案管理系統資深經理指出：

作為檔案管理從業人員，檔案分類是基本內容之一。做好檔案分類工作，就可以使檔案管理工作效率提高。那麼檔案分類應該遵循哪些原則，才能讓檔案管理工作更專業，更科學呢？小編就給大家簡單介紹一下國家關於檔案管理分類應遵循原則供大家參考！

國家檔案分類，是以國家機構和社會組織從事社會實踐活動的分工為基礎，按照檔案的內容和特點，分門別類組成的科學體系。它是對概括檔案內容特徵的概念進行邏輯分類和系統排列形成的一種概念標識系統。檔案分類法的表現形式是檔案分類表。檔案分類表是進行檔案分類標引的依據，用於編制分類檢索工具，提供分類檢索途徑。檔案分類法以職能分工為主要分類標准，並結合檔案記述和反映的事物的屬性，選擇其他輔助分類標准。如行業分類、載體分類、學科分類等。

檔案是人類社會實踐活動的歷史記錄，而人類社會實踐活動是以國家機構、社會組織和個人的職能分工形式來進行的，因此，職能特性是檔案特有的最主要的屬性，以職能分工為基礎建立起來的分類體系能反映出社會實踐分工情況，與檔案實體的全宗管理原則相協調，具有穩定性和客觀性，也便於檔案利用者有效地檢索和利用檔案。職能分工原則是檔案分類區別於其他文獻分類法的主要標志。

檔案分類法採用的是體系分類法的原理。所謂「類」， 是許多具有某種共同屬性的事物的集合。用以表示一類事物的名稱，稱為類名，在文獻分類中，稱為類目。類目是分類法的基本單位，類目的代號稱為分類號，分類法是以分類號做標識，按分類號的順序排列的。類是可分的，一事物除了具有與同類事物共同的屬性外，還具有其他屬性，因此，可以用另外的屬性作為分類標准對一類事物進行劃分，即分類。經過一次劃分所形成的一系列概念稱為子類或下位類，被劃分的概念稱為母類或上位類，它們之間的關系是隸屬關系，各子類之間互稱同位類，它們之間是並列關系。分類可以連續進行，經過一次劃分所得的子類，還可以用其他分類標准再次劃分。這樣層層劃分，層層隸屬，便構成了一結構嚴密的等級體系。

⑷ 如何建立知識產權分類管理檔案

知識產權檔案管理辦法
一、目的和適用范圍為有效保護和利用知識產權檔案，充分發揮相關資料在公司知識產權工作中的作用，特製定本辦法。本辦法適用於公司各部門、各控股公司。二、職責
1、研發部辦公室負責專利、軟體登記、產品設計資料、技術證書等相關技術資料的檔案管理工作。
2、總經辦負責商標、版權檔案管理工作。
3、總經辦法務負責商標等相關資料的整理移交。
4、各產業研究室負責產品設計資料、工藝資料等技術資料的整理移交。
5、總經辦信息管理處負責自行研發軟體版權的整理移交。
6、銷售部負責公司形象展示系統、產品包裝等設計稿、圖形版權的整理移交。
7、其他各相關職能部門、各事業部、控股公司負責本單位（部門）涉及到的上述相關資料的分類整理移交。
三、主要內容
1、知識產權文檔收集與管理的范疇。
（1）知識產權涉及的領域涵蓋專利、商標、版權、軟體登記、形象展示系統、產品包裝等設計稿、圖形版權及特定領域等多個方面，具有類型多樣，權利獲得及有效期時間跨度大等特點。知識產權文檔的收集與管理應遵循知識產權活動的規律與特點，貫穿於知識產權活動的全過程。
（2）針對知識產權權利獲得過程中直接證據及證據鏈完整性特點，知識產權文檔的收集與管理范疇應涵蓋知識產權在創造、運作、保護和管理等過程環節形成的有保護價值的所有文件資料，包括文字、圖片、圖紙、視頻、音頻材料等。
2、知識產權文檔的形成與歸檔。
（1）歸檔的文件材料應完整、准確、系統，文件書寫和載體材料應能耐久保存，文件材料整理符合規范。
（2）凡是專利、商標、軟體、圖片、圖紙等知識產權形成的文件材料，包括視頻、音頻材料須在項目結束或形成後一個月內形成專項組卷，歸檔完畢。圖片、視頻、音頻等材料應附有詳細的文字說明，包括事由、時間、地點、人物、背景、作者（攝制者）等。

⑸ 檔案該如何分類

為了建立健全公司的檔案工作，加強對公司檔案的科學管理，有效地保護和利用檔案，結合本公司實際情況，特製定本辦法。
一． 公司的檔案范圍
1． 企業行政文書檔案。包括法規性文件；各種合同及協議書；會議文件；工作計劃、規劃和工作總結；有關幹部的任免、獎勵和處分、調配人事材料；職工花名冊、人事檔案等。
2． 企業管理檔案。包括企業生產經營計劃、各種指標類定額類文件、企業管理方面的各種市場信息、勞動工資檔案，固定資產及辦公用品名冊，產品質量、用戶檔案等。
3． 企業技術檔案。包括技術研究檔案、產品檔案等。
4． 企業會計檔案。包括會計憑證檔案、會計帳簿檔案、會計報表檔案等。
5． 企業業務檔案。包括與客戶的往來函件（含傳真、電子郵件等）、商務報告、貿易單據等。
6． 企業聲像檔案。包括照片、錄音、錄像檔案等。
二、公司檔案管理體制
1． 公司檔案管理機構：行政部統一管理公司各類檔案（會計檔案除外）。
2． 公司指定專人分管公司檔案工作，保管人必須維護檔案的完整與安全，並接受必要的培訓。
三、立卷歸檔制度
1．檔案的收集：收集工作是建立在歸檔制度上的。各業務部門將辦理完畢的文件材料，經過挑選，立卷，定期移交各檔案室集中保存。
2．歸檔范圍：凡是本單位具有考查利用價值的文件材料。包括包括與客戶的往來函件（含傳真、電子郵件等）、商務報告、貿易單據，以及工作日記、照片等各種形式、載體的文件。
3．歸檔時間：辦理完畢的文件，按工作階段性進行歸檔：
3．1．按年形成的文件，第二年上半年歸檔。
3．2．凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。
3．3．凡是有機密性的文件，隨時形成，隨時歸檔。
3．4．工程項目，科研課題，鑒定，竣工驗收後，三個月內歸檔。
4．歸檔要求
4．1．材料完整齊全。
4．2．系統、條理、保持有機聯系。凡是歸檔文件材料，均要按其不同特徵組卷，盡量保持它的內在聯系，區分它們不同的保存價值。文件分類准確、立卷合理。
4．3．立卷時，要求將文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復等統一立卷，不得分散。
4．4．在進行卷內文件排列時，要合理安排文件的先後秩序，按時間先後排列。對於同一事情的同一文件，應統一規定進行，比如：正件與附件，應正件在前，附件在後等。
4．5．由檔案部門對業務部門加以指導，協助業務部門共同做好舊檔的組織工作。辦理移交手續，雙方在移交清冊簽字。
5．部門歸檔要求
5．1．編制立卷項目，將辦理完畢的文件按有關條款歸入卷內，便於次年立卷。
5．2．文件按時間順序排列，最近的在最上面。
5．3．一個客戶一個立卷，一個檔案盒。
5．4．貿易檔案與往來函件分開放，貿易檔案分筆次按各自的發票流水號放在文件袋裡。
5．5．定時交檔案室：文件量少的，一年交一次，次年上半年收集。文件量大的，一年交兩次，次年上半年和下半年各一次。
6．檔案室在收到業務部門的歸檔和各類文件後進行分流排列編日，作進一步的整理和局部調整等。
7．記錄檔案文件材料須用碳素筆寫。在無特殊情況下，須用A4紙。
四、檔案管理工作
1．檔案的管理：區分全宗，正確立檔單位；分類，依據檔案、來源、時間、內容、形式分成若干層次和類別；案卷排列並編制案卷目錄。
2．檔案保管：公司設立專用文件庫保存檔案。
3．檔案的鑒定：從檔案的內容、來源、時間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價值，確定各類檔案的保管期限，編製成表。
4．檔案的銷毀編制銷毀清冊；辦理銷毀手續，經總經理批准，方能銷毀；銷毀要有二人以上監銷，並在清冊上簽字。
五、檔案利用工作
1．凡需調閱檔案，均須填寫檔案借閱單，依據借閱許可權和檔案密級，經各級領導簽批後方能借閱。借閱檔案應在「檔案借閱登記簿」上登記，註明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數量、期限。
2．檔案利用方式有：提供檔案原件；提供檔案復印件；提供文獻索引資料。
3．檔案管理部門要主動向部門員工提供公司檔案編研信息服務，主要方面為政策信息、管理信息、產品信息、市場信息等。
4．依據國家統計和有關法律法規，做好企業檔案統計工作。

⑹ 如何建立知識產權分類管理檔案

1、知識產權文檔的文件材料應完整、准確、系統，文件書寫和載體材料應能耐久保存，版文件材料整理符合權規范。

2、凡是專利、商標、軟體、圖片、圖紙等知識產權形成的文件材料，包括視頻、音頻材料須在項目結束或形成後一個月內形成專項組卷，歸檔完畢。

3、圖片、視頻、音頻等材料應附有詳細的文字說明，包括事由、時間、地點、人物、背景、作者等。

4、知識產權文檔資料的真實性、完整性、安全性和可識別性，移交前由形成部門負責，移交後由檔案管理部門負責。

5、電子材料形成部門應將具有永久和長期保存價值的文檔資料，製成紙質文檔與原電子材料一同歸檔，並使兩者建立互聯。由檔案管理部門統一刻製成電子文檔存儲載體（如光碟等）。

6、需要永久和長期保存的電子文檔，應在每一個存儲載體中同時存有與紙質文件相符的查詢目錄，包括歸檔登記表及其文字說明。電子文檔的文件名及相應附件的名稱應一致並標注清晰，便於查詢。

7、按規定需移交其它部門或外部單位的檔案，需確保交接手續完整，以便需要時查閱，並注意保留備份。

⑺ 檔案怎樣分類

一、文書檔案:

（1）黨群工作類:黨務工作、組織工作、宣傳工作、紀檢工作、工會工作、共青團工作、協會工作等；

（2）行政管理類：行政事務、治安保衛、審計工作、人事勞資、教育工作、醫療衛生、後勤福利、外事工作等。

（3）經營管理類：經營決策、計劃工作、財務管理、物資管理、企業管理等

（4）生產管理類：生產調度、質量管理、能源管理、安全管理、科技管理、環境保護、計量工作、標准化工作、檔案與信息管理、基建管理、設備管理、合同等。

二、科技檔案：

（1）產品文字材料：各種任務書、建議書、協議書、說明書、鑒定書、試驗大綱、試驗報告、分析報告、審查報告、運行報告、總結、產品圖樣等

（2）科研文字材料：各種合同（協議書）、任務書、科研報告、調查報告、開題報告、實驗報告、鑒定證書、發明申請書等。

（3）基建文字材料：各種建議書、任務書、計算書、開工報告、概（預、決）算、檢驗分析材料、施工圖樣等

（4）設備文字材料：各種申請書、說明書、技術規程、維護保養規程、設備圖樣等。

三、財務檔案：會計原始憑證和報表中所附的各種借據、書面證明材料、分析報告等。

四、人事檔案：職工的招聘、履歷、培訓等。

五、電子檔案：計算機磁帶、磁碟和光碟等。

六、聲像檔案：照片、縮微膠片、電影膠片、錄像片、錄音磁帶和唱片等。

(7)知識產權檔案如何分類管理擴展閱讀：

檔案分類就是依據一定的標准，按照檔案來源、時間、內容和形式特徵的異同點，對檔案進行有層次的區分，並形成相應的體系。

廣義為檔案概念分類、檔案實體分類、檔案檢索分類的總稱。這 3種分類的功能各有側重，概念分類主要為了具體認識檔案,實體分類主要為了科學管理檔案,檢索分類主要為了准確查尋檔案。狹義指全宗內檔案分類。

即檔案整理的分類，它僅是檔案實體分類中一個方面的內容。檔案分類是多種角度、多層次的分類系統，分類方法比較復雜，一直有多種意見，是檔案學研究的主要內容之一。

⑻ 檔案怎樣整理分類規則

檔案整理分類規則：

在整理檔案分類的時候，我們應根據資料中的相關內容進行相關目錄 的編制提高檔案管理中的查詢及搜索功能.另外在檔案管理中分類、轉定等工作有著不同的原則管理人員應根據檔案管理的准 則進行檔案的管理、儲存及銷毀工作以此提高檔案管理工作的規范性。

在管理工作中相關人員應明確檔案具有很多種類型不同類型的檔案基本資料不同. 雖然其種類與機密程度之間存在著些許的差異但是相對於檔案管理人員而言檔案管理是 對檔案中的數據進行提取與整理。以此為相關人員查詢企業發展資料提供一定的便捷性，為提高檔案管理人員的專業性確保管理人員可以按照相關的規定對檔案進行分類、儲存、管理及銷毀, 企業應對檔案管理人員進行專業的培訓使其具有一定的管理技巧進而提高管理質量。

檔案管理人員應該在檔案管理工作中應應該通過自主學習及參與培訓的方式及時的更新自身的管理方法，根據本單位的實際情況來選擇整理分類。

⑼ 檔案如何做到有效的分類和 管理

建議盡可能實現電子化管理，通過軟體來分類管理。
如易度檔案管理系統等等都是很好的軟體，檔案的收集、入庫、整理、發布、歸檔、查詢、借閱、銷毀等都能控制和管理。