① 如何建立知識產權分類管理檔案
一、檔案管理指檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。二、文件點收文件結案移送歸檔時，依如下原則點收：檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。文件的處理手續是否完備，如有遺漏，應即退回經部門補。與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經部門。三文件整理1、中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。2、右方裝訂文件及其附件均應對准右上角，左方裝訂則對准左上角理齊釘牢。3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。4、宜三孔線裝（易拆開復印）四、檔案分類1、檔案分類應視案件內容、部門組織、業務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區分，部門別之後依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。2、檔案分類應力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應用時得於第三級之後另增第四級「細類」。如案件不多，亦可僅使用「部門」及「大類」或「小類」二級。3、同一「小類」(或細類)之案件以裝訂於一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，並於小類(或細類)之後增設「卷次」編號，以便查考。4、每一檔夾封面內頁應設「目次表」，案件歸檔時依序編號、登錄，並以每一案一個「目次」編號為原則。5、檔號之表示方式如下A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2，A1A2為經部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。6、有的也可按照時間，如外來文件、公司內部文件，財務資料等，以及工商變更信息，章程變更信息等五、檔案名稱及編號1、檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容性質為原則，且有一定范疇，不宜籠統含混。2、各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示；其位數使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。3、檔案分類各級名稱經確定後，應編制「檔案分類編號表」，即將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。4、檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增繁時，隨時增補之用。5、檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審慎研議，並擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。六檔號編定1、案件如系新案，應就「檔案分類編號表」，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。2、案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。3、檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，編列檔號。4、檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫於案件首頁的左上角；左方裝訂則填寫於右上角。七歸檔與檔案清理1、歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂於相關類別的檔夾內，並視實際需要使用「見出紙」註明目次號碼，以便翻閱。2、檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。八保存期限文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定：1.永久保存：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規程及事細則；(4)董事會及股東會紀錄；(5)財務報表；(6)政府機關核准文件；(7)不動產所有權狀及其他債權憑證；(8)工程設計圖；(9)其他經核定須永久保存的文書。2、10年保存：(1)預算、決算書類；(2)會計憑證；(3)事業計劃資料；(4)其他經核定須保存10年的文書。3、5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經核定保存5年的文書。4、1年保存：結案後無長期保存必要者。5、規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。九檔卷清理1.管檔人員應隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時，依規定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應造冊呈總經理核准，必要時向主管官署報備，並於目錄表之附註欄內註明銷毀日期。2.保管期限屆滿的文件中，部分經核定仍有保存參考價值者，管檔人員應將「收(發)文登記單」第五聯附註在其保留文件上，並在第五聯上註明部分銷毀之日期。十、電子文檔企業管理最好把所有資料予以掃描，做成電子文檔。檔案目錄與紙質一致，查找方便。
② 知識產權管理者代表是企業知識產權管理的第一責任人 對嗎
由國家知識產權局起草制定的《企業知識產權管理規范》(以下簡稱《規范》)由國家質量監督檢驗檢疫總局、國家標准化管理委員會批准頒布。這是我國首部企業知識產權管理國家標准，將於3月1日起實施。
企業知識產權管理規范
1、范圍
本標准規定了企業策劃、實施、檢查、改進知識產權管理體系的要求。
本標准適用於有下列願望的企業：
a)建立知識產權管理體系;
b) 運行並持續改進知識產權管理體系;
c)尋求外部組織對其知識產權管理體系的評價。
事業單位、社會團體等其他組織，可參照本標准相關要求執行。
2、規范性引用文件
下列文件對於本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用於本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用於本文件。
GB/T 19000-2008 質量管理體系 基礎和術語
GB/T 21374-2008 知識產權文獻與信息 基本詞彙
3、術語和定義
GB/T 19000-2008和GB/T 21374-2008界定的以及下列術語和定義適用於本文件。
000011.1
3.14
知識產權 intellectual property
在科學技術、文學藝術等領域中，發明者、創造者等對自己的創造性勞動成果依法享有的專有權，其范圍包括專利、商標、著作權及相關權、集成電路布圖設計、地理標志、植物新品種、、商業秘密、傳統知識、遺傳資源以及民間文藝等。
[GB/T 19000-2008, 屬於和定義3.1.1]
000011.2
3.24
過程process
將輸入轉化為輸出的相互關聯或相互作用的一組活動。
[GB/T19000-2008,定義3.4.1]
000011.3
3.34
產品proct過程的結果。
注1：有下列四種通用的產品類別：
——服務(如運輸);
——軟體(如計算機程序、字典);
——硬體(如發動機機械零件);
——流程性材料(如潤滑油)。
許多產品由分屬於不同產品類別的成分構成，其屬性是服務、軟體、硬體或流程性材料取決於產品的主導成分。例如：產品「汽車」是由硬體(如輪胎)、流程性材料(如：燃料、冷卻液)、軟體(如：發動機控制軟體、駕駛員手冊)和服務(如銷售人員所做的操作說明)所組成。
注2：服務通常是無形的，並且是在供方和顧客接觸面上需要完成至少一項活動的結果。服務的提供可涉及，例如：
——在顧客提供的有形產品(如需要維修的汽車)上所完成的活動;
——在顧客提供的無形產品(如為准備納稅申報單所需的損益表)上所完成的活動;
——無形產品的交付(如知識傳授方面的信息提供);
——為顧客創造氛圍(如在賓館和飯店)。
軟體由信息組成，通常是無形產品，並可以方法、報告或程序的形式存在。
硬體通常是有形產品，其量具有計數的特性。流程性材料通常是有形產品，其量具有連續的特性。硬體和流程性材料經常被稱為貨物。
[GB/T19000-2008,定義3.4.2]
3.45
體系(系統) system
相互關聯或相互作用的一組要素。
[GB/T 19000-2008，定義3.2.1]
3.55
管理體系 management system
建立方針和目標並實現這些目標的體系。
註：一個組織的管理體系可包括若干個不同的管理體系，如質量管理體系、財務管理體系或環境管理體系。
[GB/T 19000-2008，定義3.2.2]
3.65
知識產權方針 intellectual property policy
知識產權工作的宗旨和方向
3.75
知識產權手冊 intellectual property manual
規定知識產權管理體系的文件
4、知識產權管理體系
4.1 總體要求
企業應按本標準的要求建立知識產權管理體系，實施、運行並持續改進，保持其有效性，並形成文件。
4.2 文件要求
4.2.1總則
知識產權管理體系文件應包括：
a) 的知識產權方針和目標;
b) 知識產權手冊;
c) 本標准要求形成文件的程序和記錄。
註：本標准出現的「形成文件的程序」，是指建立該程序，形成文件，並實施和保持。一個文件可以包括一個或多個程序的要求;一個行程文件的程序要求可以被包含在多個文件中。
4.2.2文件控制
知識產權管理體系文件是企業實施知識產權管理的依據，應確保：
a) 發布前經過審核和批准，修訂後再發布前重新審核和批准;
b) 文件中的相關要求明確;
c) 按文件類別、秘密級別進行管理;
d) 易於識別、取用和閱讀;
e)對因特定目的需要保留的失效文件予以標記。
4.2.3知識產權手冊
編制知識產權手冊並保持其有效性，具體內容包括：
a) 知識產權機構設置、職責和許可權的相關文件;
b) 知識產權管理體系的程序文件或對程序文件的引用;
c) 知識產權管理體系過程之間相互關系的表述。
4.2.4外來文件與記錄文件
編制形成文件的程序，規定記錄的標識、貯存、保護、檢索、保存和處置所需的控制。對外來文件和知識產權管理體系記錄文件應予以控制並確保：
a) 對行政決定、司法判決、律師函件等外來文件進行有效管理，確保其來源與取得時間可識別;
b) 建立、保持和維護記錄文件，以證實知識產權管理體系符合本標准要求，並有效運行;
c) 外來文件與記錄文件的完整性，明確保管方式和保管期限。
5、管理職責
5.1管理承諾
最高管理者是企業知識產權管理的第一責任人，應通過以下活動實現知識產權管理體系的有效性：
a) 制定知識產權方針;
b) 制定知識產權目標;
c) 明確知識產權管理職責和許可權、許可權有效溝通;
d) 確保資源的配備;
e) 組織管理評審。
5.2知識產權方針
最高管理者應批准、發布企業知識產權方針，並確保方針：
a) 符合相關法律法規和政策的要求;
b) 與企業的經營發展情況相適應;
c) 在企業內部得到有效運行;
d) 在持續適宜性方面得到評審;
e) 形成文件，付諸實施，並予以保持;
f) 得到全體員工的理解。
5.3策劃
5.3.1 知識產權管理體系策劃
最高管理者應確保:
a) 理解相關方的要求，對知識產權管理體系進行策劃，滿足知識產權方針的要求;
b) 知識產權獲取、維護、運用和保護活動得到有效運行和控制;
c) 知識產權管理體系得到持續改進。
5.3.2知識產權目標
最高管理者應針對企業內部有關職能和層次，建立並保持知識產權目標，並確保：
a) 形成文件並且可考核;
b) 與知識產權方針保持一致，內容包括對持續改進的承諾。
5.3.3法律和其他要求
最高管理者應批准建立、實施並保持形成文件的程序，以便：
a) 識別和獲取適用的法律和其他要求，並建立獲取渠道;
b) 及時更新有關法律和其他要求的信息，並傳達給員工。
5.4職責、許可權和溝通
5.4.1管理者代表
最高管理者應在企業最高管理層中指定專人作為管理者代表，授權其承擔以下職責：
a) 確保知識產權管理體系的建立、實施和保持;
b) 向最高管理者報告知識產權管理績效和改進需求;
c) 確保全體員工對知識產權方針和目標的理解;
d) 落實知識產權管理體系運行和改進需要的各項資源;
e) 確保知識產權外部溝通的有效性。
5.4.2機構
建立知識產權管理機構並配備專業的專職或兼職工作人員，或委託專業的服務機構代為管理，承擔以下職責：
a) 制定企業知識產權發展規劃;
b) 建立知識產權管理績效評價體系;
c) 參與監督和考核其他相關管理機構;
d) 負責企業知識產權的日常管理工作。
其他管理機構負責落實與本機構相關的知識產權工作。
5.4.3內部溝通
建立溝通渠道，確保知識產權管理體系有效運行。
5.5管理評審
最高管理者應定期評審知識產權管理體系的適宜性和有效性。
5.5.1評審輸入
評審輸入應包括：
a) 知識產權方針、目標;
b) 企業經營目標、策略及新產品、新業務規劃;
c) 企業知識產權基本情況及風險評估信息;
d) 技術、標准發展趨勢;
e) 前期審核結果。
5.5.2評審輸出
評審輸出應包括：
a) 知識產權方針、目標改進建議;
b) 知識產權管理程序改進建議;
c) 資源需求。
6、資源管理
6.1人力資源
6.1.1知識產權工作人員
明確知識產權工作人員的任職條件，並採取適當措施，確保從事知識產權工作的人員滿足相應的條件。
6.1.2教育與培訓
組織開展知識產權教育培訓，包括以下內容：
a) 規定知識產權工作人員的教育培訓要求，制定計劃並執行;
b) 組織對全體員工按業務領域和崗位要求進行知識產權培訓，並形成記錄;
c) 組織對中、高層管理人員進行知識產權培訓，並形成記錄。
d) 組織對研究開發等與知識產權關系密切的崗位人員進行知識產權培訓，並形成記錄。
6.1.3人事合同
通過勞動合同、勞務合同等方式對員工進行管理，約定知識產權權屬、保密條款;明確發明創造人員享有的權利和負有的義務;必要時應約定競業限制和補償條款。
6.1.4入職
對新入職員工進行適當的知識產權背景調查，以避免侵犯他人知識產權;對於研究開發等與知識產權關系密切的崗位，應要求新入職員工簽署知識產權聲明文件。
6.1.5離職
對離職的員工進行相應的知識產權事項提醒;涉及核心知識產權的員工離職時，應簽署離職知識產權協議或執行競業限制協議。
6.1.6激勵
明確員工知識產權創造、保護和運用的獎勵和報酬;明確員工造成知識產權損失的責任。
6.2基礎設施
根據需要配套相關資源，以確保知識產權管理體系的運行：
a) 軟硬體設備，如知識產權管理軟體、資料庫、計算機和網路設施等;
b) 辦公場所。
6.3財務資源
應設立知識產權經常性預算費用，以確保知識產權管理體系的運行：
a) 用於知識產權申請、注冊、登記、維持、檢索、分析、評估、訴訟和培訓等事項;
b) 用於知識產權管理機構運行;
c) 用於知識產權激勵;
d) 有條件的企業可設立知識產權風險准備金。
6.4信息資源
應編制形成文件的程序，以規定以下方面所需的控制：
a) 建立信息收集渠道，及時獲取所屬領域、競爭對手的知識產權信息;
b) 對信息進行分類篩選和分析加工，並加以有效利用;
c) 在對外信息發布之前進行相應審批;
d) 有條件的企業可建立知識產權信息資料庫，並有效維護和及時更新。
7、基礎管理
7.1獲取
應編制形成文件的程序，以規定以下方面所需的控制：
a) 根據知識產權目標，制定知識產權獲取的工作計劃，明確獲取的方式和途徑;
b) 在獲取知識產權前進行必要的檢索和分析;
c) 保持知識產權獲取記錄;
d) 保障職務發明人員的署名權。
7.2維護
應編制形成文件的程序，以規定以下方面所需的控制：
a) 建立知識產權分類管理檔案，進行日常維護;
b) 知識產權評估;
c) 知識產權權屬變更;
d) 知識產權權屬放棄;
e) 有條件的企業可對知識產權進行分級管理。
7.3運用
7.3.1實施、許可和轉讓
應編制形成文件的程序，以規定以下方面所需的控制：
a) 促進和監控知識產權的實施，有條件的企業可評估知識產權對產品銷售的貢獻;
b) 知識產權許可和轉讓前，應分別制定調查方案，並進行評估。
7.3.2投融資
投融資活動前，應對相關知識產權開展盡職調查進行風險和價值評估。在境外投資前，應針對目的地的知識是產權法律、政策及其執行情況，進行風險分析。
7.3.3企業重組
企業重組工作應滿足以下要求：
a) 企業合並或並購前，應開展知識產權盡職調查，根據合並與並購的目的設定對目標企業知識產權狀況的調查內容;有條件的企業可進行知識產權評估。
b) 企業出售或剝離資產前，應對相關知識產權開展調查和評估，分析出售或剝離的知識產權對本企業未來競爭力的影響。
7.3.4標准化
參與標准化工作應滿足下述要求：
a) 參與標准化組織前，了解標准化組織的知識產權政策，在將包含專利和專利申請的技術方案向標准化組織提案時，應按照知識產權政策要求披露並做出許可承諾;
b) 牽頭制定標准時，應組織制定標准工作組的知識產權政策和工作程序。
7.3.5聯盟及相關組織
參與或組建知識產權聯盟及相關組織應滿足下述要求：
a) 參與知識產權聯盟或其它組織前，應了解其知識產權政策，並進行評估;
b) 組建知識產權聯盟時，應遵守公平、合理且無歧視的原則，制定聯盟知識產權政策;主要涉及專利合作的聯盟可圍繞核心技術建立專利池。
7.4保護
7.4.1風險管理
應編制形成文件的程序，以規定以下方面所需的控制：
a) 採取措施，避免或降低生產、辦公設備及軟體侵犯他人知識產權的風險;
b) 定期監控產品可能涉及他人知識產權的狀況，分析可能發生的糾紛及其對企業的損害程度，提出防範預案;
c) 有條件的企業可將知識產權納入企業風險管理體系，對知識產權風險進行識別和評測，並採取相應風險控制措施。
7.4.2爭議處理
應編制形成文件的程序，以規定以下方面所需的控制：
a) 及時發現和監控知識產權被侵犯的情況，適時運用行政和司法途徑保護知識產權;
b) 在處理知識產權糾紛時，評估通過訴訟、仲裁、和解等不同處理方式對企業的影響，選取適宜的爭議解決方式。
7.4.3涉外貿易
涉外貿易過程中的知識產權工作包括：
a) 向境外銷售產品前，應調查目的地的知識產權法律、政策及其執行情況，了解行業相關訴訟，分析可能涉及知識產權風險;
b) 向境外銷售產品前，應適時在目的地進行知識產權申請、注冊和登記;
c) 向境外銷售的涉及知識產權的產品可採取相應的邊境保護措施。
7.5合同管理
加強合同中知識產權管理：
a) 應對合同中有關知識產權條款進行審查，並形成記錄;
b) 對檢索與分析、預警、申請、訴訟、侵權調查與鑒定、管理咨詢等知識產權對外委外業務應簽訂書面合同，並約定知識產權權屬、保密等內容;
c) 在進行委託開發或合作開發時，應簽訂書面合同，約定知識產權權屬、許可及利益分配、後續改進的權屬和使用等;
d) 承擔涉及國家重大專項等政府支持項目時，應了解項目相關的知識產權管理規定，並按照要求進行管理。
7.6保密
應編制形成文件的程序，以規定以下方面所需的控制：
a) 明確涉密人員，設定保密等級和接觸許可權;
b) 明確可能造成知識產權流失的設備，規定使用目的、人員和方式;
c) 明確涉密信息，規定保密等級、期限和傳遞、保存及銷毀的要求;
d) 明確涉密區域，規定客戶及參訪人員活動范圍等。
8、實施和運行
8.1立項
立項階段的知識產權管理包括：
a) 分析該項目所涉及的知識產權信息，包括各關鍵技術的專利數量、地域分布和專利權人信息等;
b) 通過知識產權分析及市場調研相結合，明確該產品潛在的合作夥伴和競爭對手;
c) 進行知識產權風險評估，並將評估結果、防範預案作為項目立項與整體預算的依據。
8.2研究開發
研究開發階段的知識產權管理包括：
a) 對該領域的知識產權信息、相關文獻及其他公開信息進行檢索，對項目的技術發展狀況、知識產權狀況和競爭對手狀況等進行分析;
b) 在檢索分析的基礎上，制定知識產權規劃;
c) 跟蹤與監控研究開發活動中的知識產權，適時調整研究開發策略和內容，避免或降低知識產權侵權風險;
d) 督促研究人員及時報告研究開發成果;
e) 及時對研究開發成果進行評估和確認，明確保護方式和權益歸屬，適時形成知識產權;
f) 保留研究開發活動中形成的記錄，並實施有效的管理。
8.3采購
采購階段的知識產權管理包括：
a) 在采購涉及知識產權的產品過程中，收集相關知識產權信息，以避免采購知識產權侵權產品，必要時應要求供方提供知識產權權屬證明;
b) 做好供方信息、進貨渠道、進價策略等信息資料的管理和保密工作;
c) 在采購合同中應明確知識產權權屬、許可使用范圍、侵權責任承擔等。
8.4生產
生產階段的知識產權管理包括：
a) 及時評估、確認生產過程中涉及產品與工藝方法的技術改進與創新，明確保護方式，適時形成知識產權;
b) 在委託加工、來料加工、貼牌生產等對外協作的過程中，應在生產合同中明確知識產權權屬、許可使用范圍、侵權責任承擔等，必要時，應要求供方提供知識產權許可證明;
c) 保留生產活動中形成的記錄，並實施有效的管理。
8.5銷售和售後
銷售和售後階段的知識產權管理包括：
a) 產品銷售前，對產品所涉及的知識產權狀況進行全面審查和分析，制定知識產權保護和風險規避方案;
b) 在產品宣傳、銷售、會展等商業活動前制定知識產權保護或風險規避方案;
c) 建立產品銷售市場監控程序，採取保護措施，及時跟蹤和調查相關知識產權被侵權情況，建立和保持相關記錄;
d) 產品升級或市場環境發生變化時，及時進行跟蹤調查，調整知識產權保護和風險規避方案，適時形成新的知識產權。
9、審核和改進
9.1總則
策劃並實施下列方面所需的監控、審查和改進過程：
a) 確保產品、軟硬體設施設備符合知識產權有關要求;
b) 確保知識產權管理體系的適宜性;
c) 持續改進知識產權管理體系，確保其有效性。
9.2內部審核
應編制形成文件的程序，確保定期對知識產權管理體進行內部審核，滿足本標準的要求。
9.3分析與改進
根據知識產權方針、目標以及檢查、分析的結果，制定和落實對存在問題的改進措施。
③ 求《企業知識產權管理規范》貫標模板word文檔
《企業知識產權管理規范》由國家知識產權局起草制定，國家質量監督檢驗檢疫總局、國家標准化管理委員會批准頒布，是我國首部企業知識產權管理國家標准。於2013年3月1日起實施，由馬維野、雷筱雲起草。
④ 請問一般公司需要哪些法律法規外來文件
公司法、合同法、勞動法、知識產權法等一些基本法律，還有你公司具體從事行業的行業性法律。
⑤ iso9000質量管理體系有哪些外來文件
《中華人民共和國合同法》《新產品質量法》《中華人民共和國標准化法》《中華人民共和國計量法》《中華人民共和國消費者權益保護法》