关于加强知识产权档案管理的意见

㈠ 如何 建立知识产权分类管理档案

1、知识产权文档的文件材料应完整、准确、系统，文件书写和载体材料应能耐久保专存，文件材料整理符合属规范。

2、凡是专利、商标、软件、图片、图纸等知识产权形成的文件材料，包括视频、音频材料须在项目结束或形成后一个月内形成专项组卷，归档完毕。

3、图片、视频、音频等材料应附有详细的文字说明，包括事由、时间、地点、人物、背景、作者等。

4、知识产权文档资料的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案管理部门负责。

5、电子材料形成部门应将具有永久和长期保存价值的文档资料，制成纸质文档与原电子材料一同归档，并使两者建立互联。由档案管理部门统一刻制成电子文档存储载体（如光盘等）。

6、需要永久和长期保存的电子文档，应在每一个存储载体中同时存有与纸质文件相符的查询目录，包括归档登记表及其文字说明。电子文档的文件名及相应附件的名称应一致并标注清晰，便于查询。

7、按规定需移交其它部门或外部单位的档案，需确保交接手续完整，以便需要时查阅，并注意保留备份。

㈡ 如何建立知识产权分类管理档案

知识产权档案管理办法
一、目的和适用范围为有效保护和利用知识产权档案，充分发挥相关资料在公司知识产权工作中的作用，特制定本办法。本办法适用于公司各部门、各控股公司。二、职责
1、研发部办公室负责专利、软件登记、产品设计资料、技术证书等相关技术资料的档案管理工作。
2、总经办负责商标、版权档案管理工作。
3、总经办法务负责商标等相关资料的整理移交。
4、各产业研究室负责产品设计资料、工艺资料等技术资料的整理移交。
5、总经办信息管理处负责自行研发软件版权的整理移交。
6、销售部负责公司形象展示系统、产品包装等设计稿、图形版权的整理移交。
7、其他各相关职能部门、各事业部、控股公司负责本单位（部门）涉及到的上述相关资料的分类整理移交。
三、主要内容
1、知识产权文档收集与管理的范畴。
（1）知识产权涉及的领域涵盖专利、商标、版权、软件登记、形象展示系统、产品包装等设计稿、图形版权及特定领域等多个方面，具有类型多样，权利获得及有效期时间跨度大等特点。知识产权文档的收集与管理应遵循知识产权活动的规律与特点，贯穿于知识产权活动的全过程。
（2）针对知识产权权利获得过程中直接证据及证据链完整性特点，知识产权文档的收集与管理范畴应涵盖知识产权在创造、运作、保护和管理等过程环节形成的有保护价值的所有文件资料，包括文字、图片、图纸、视频、音频材料等。
2、知识产权文档的形成与归档。
（1）归档的文件材料应完整、准确、系统，文件书写和载体材料应能耐久保存，文件材料整理符合规范。
（2）凡是专利、商标、软件、图片、图纸等知识产权形成的文件材料，包括视频、音频材料须在项目结束或形成后一个月内形成专项组卷，归档完毕。图片、视频、音频等材料应附有详细的文字说明，包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等。

㈢ 如何建立知识产权分类管理档案

1、知识产权文档的文件材料应完整、准确、系统，文件书写和载体材料应能耐久保存，版文件材料整理符合权规范。

2、凡是专利、商标、软件、图片、图纸等知识产权形成的文件材料，包括视频、音频材料须在项目结束或形成后一个月内形成专项组卷，归档完毕。

3、图片、视频、音频等材料应附有详细的文字说明，包括事由、时间、地点、人物、背景、作者等。

4、知识产权文档资料的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案管理部门负责。

5、电子材料形成部门应将具有永久和长期保存价值的文档资料，制成纸质文档与原电子材料一同归档，并使两者建立互联。由档案管理部门统一刻制成电子文档存储载体（如光盘等）。

6、需要永久和长期保存的电子文档，应在每一个存储载体中同时存有与纸质文件相符的查询目录，包括归档登记表及其文字说明。电子文档的文件名及相应附件的名称应一致并标注清晰，便于查询。

7、按规定需移交其它部门或外部单位的档案，需确保交接手续完整，以便需要时查阅，并注意保留备份。