⑴ 我剛分到煤田地質資料室,讓我把以前資料收集整理我想知道有什麼表格或辦法能讓我更好更快的收集.求指點
1、文書檔案分類有4種方法
（1）保管期限---年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，我縣以「件」整理的檔案多數單位採用這種方法，採用這種分類比較便於操作，尤其對於小單位，而對於大一些的單位，雖說不用份問題，但為了查找方便，還是要遵照傳統立卷方法和歸檔無奈整理的原則，將本單位上下級、同級及非隸屬單位有密切聯系（針對本級）的材料組合在一起；將本單位各部門及與有關個人有聯系的組合在一起；將同一工作、同一問題、同一案件、同一會議、同一項目、同一地區、同一事物等內容上有聯系的文件材料組合在一起；將同一時間、同一地區、同一文種、同一載體、同一規格等形式上有聯系的文件材料組合在一起；對於純上級文件或下級文件，在實際操作中，如果上、下級文件不多，則和本級合並裝盒歸檔，如果上級文件和下級文件較多，則將上、下級文件與本級文件分開，上級排前，本級排中，下級排後。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從「1」開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度內，從「1」開始編制一個流水號。這種分類法檔案盒背脊 排列如圖：
（2）保管期限---年度---問題分類法，即先將應歸檔文件材料按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類。再在年度下按按問題（如綜合、政工、業務）分類，此種分類法適合以「卷」整理的檔案和部分以「件」整理檔案數量特別多的單位，以及上級業務主管部門有文件這樣規定的單位（如縣農業發展銀行）。以「卷」為整理單位的，在按問題整理檔案前，先要按級別分類，上級、本級、下級文件不得出現在同一卷中，除非是針對本級的文件。。以「件」為整理單位的，上、下級文件又必須分到各個問題類目中。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從「1」開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一個問題內從「1」開始編制一個流水號。
（3）問題---年度----保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每各問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。此種分類法只適合於按十大類分類的企業單位（如自來水公司），此種分類法盒號編制方法是同一問題內，從「1」開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一年度內，同一保管期限下，從「1」開始編制一個流水號。
（4）年度---保管期限分類法。即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按保管期限分類，此種分類法我縣只有中國銀行、工商銀行2個企業採用，他們是按照上級業務主管機關的規定辦的，此種分類法盒號編制方法是同一年度內，從「1」開始編制一個流水號，件號編制方法是同一保管期限下，從「1」開始編制一個流水號。 2、業務檔案按種類----保管期限---年度分類法。
3、科技檔案採用種類--保管期限—年度分類法。
4、會計類檔案分類有2種方法
（1）採用種類--保管期限—年度分類法。即把報表、賬簿、憑證、其他分開，再按年度時間排列，歷年各編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數量少的單位。
（2）年度---類別---保管期限的分類方法，首先應分開會計年度，再按形式分為幾類（先報表、帳薄再憑證），然後在各類內按保管期限的長短順序排列，一年編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數量特別多的單位。
5、聲像檔案一般採用載體形式--年度--保管期限分類法，按載體形式設置三級類目時，音像類可分為照片、錄音帶、錄像帶；
6、電子檔案按照載體形式--年度--保管期限分類法。電子類可分為磁帶、光碟；
7、實物檔案一般採用載體形式--年度分類法-，實物類可分為榮譽類、紀念品（禮品）類、印信類，也可以分為可折疊類和不可折疊類等。
8、圖書資料按照類別---年度分類法。圖書資料類別一般分為政治、法規、業務、其他。
三、檔號（全宗號、目錄號、案卷號（件號）、頁號）的編制
（一）全宗號的編制 全宗號填寫檔案館給立檔單位編制的代號，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號為「142」， 標識為「0142」。未確定全宗號的在檔案未進館之前該號可暫不填寫。企業可填寫表達單位的漢語拼音代字.
（二）目錄號編制。 填寫全宗內案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內不允許出現重復的案卷目錄號，企業或參照《工業企業檔案分類試行規則》編制分類方案的單位，可填寫類別特徵代碼 。案卷目錄號應根據全宗內檔案整理狀況設置。可按不同時間，不同組織結構，不同保管期限，不同專題或不同載體形態設置案卷目錄號。每一案卷目錄所含案卷數量一般以三位數為宜。即，案卷目錄內案卷數量不足1000時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號；案卷數量超過1000時，一般應另立案卷目錄，並另編案卷目錄號。在一個全宗內不應有重復的案卷目錄號。目錄號是由漢語拼音字母和阿拉伯數字組成的檔案類別代碼標識。不同級位的類別之間可用間隔符「●」分開。不產生誤解時，省略間隔符。
1、一級類目的目錄號採用其類目中有代表性的一到二個漢字的大寫漢語拼音字母編寫。即W代表文書檔案；Y代表業務檔案（如果一個單位的業務檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標識）；J代表科技檔案；K代表會計檔案（報表K1、賬本K2、憑證K3)；X代表音像檔案；D代表電子檔案；SW代表檔案實物。
2、採用阿拉伯數字「1」、「2」、「3」分別表示「永久」、「長期（或30年）」、「短期（或10年）」三個不同的保管期限。
3、目錄號編制示例
業務檔案 目錄號 y1 代表永久類的業務檔案；Y2 代表長期（或30年）類的業務檔案；y3 代表短期（或10年）類的業務檔案。
（三）案卷（件）號、頁號
1、案卷號是目錄內案卷的順序編號，案卷號用三位阿拉伯數字標識。目錄內的案卷按排列次序流水編號，不應有空號，在同一個案卷目錄（或分類體系的最低一級類目）內也不允許出現重復的案卷號，每一案卷目錄內的全部案卷只應編一個流水順序號。如一個目錄出現兩個以上（含兩個）案卷流水順序號時應重新編案卷號或分設案卷目錄。以「卷」整理的文書檔案、業務、科技檔案分別在同一保管期限內依次編寫案卷號，再以案卷為單元依次編寫件號（填寫在順序號欄）和頁號。會計檔案中的財務報表，賬本，憑證、其他按「大流水」形式編寫案卷號，在每一個案卷內編寫頁號。
2、件號即歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先後順序的重要標識。分為「室編件號、館編件號」。室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目內從「1」開始編寫的順序號，每一件內編寫頁號。館編件號是指歸檔文件移交進館，重新鑒定、整理、排列後編制的順序號。音像、電子、實物檔案按類從「1」開始編寫件號。
3、頁號是填寫卷內文件材料所在之頁的編號。頁號用阿拉伯數字標識。卷內文件各頁按排列次序流水編號，不應有空號。
四、檔案整理的質量要求：
（一）組合（卷）要求；以問題為主，兼顧其它特徵，使文書材料之間的聯系緊密，分級適當，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限准確。
1、齊全完整。歸檔的文件材料應齊全完整，一個問題的構件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍黑墨水；收集工作應立足本單位,注意業務部門形成的反映專業職能活動的文件材料的收集;重大活動事件材料的收集；文電合一；底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計算機上起草的列印件，則一般只要收集發文稿紙與印件，其中發文稿紙上除了領導簽發外還需加蓋單位公章以示效力。若計算機列印的底稿上有領導的重要修改或批示，應收集與印件一並歸檔；有重要領導批示的辦文單應隨正文一起收集歸檔；附件隨正件收集歸檔；關於同一問題的請示和批復應一起歸檔。
2、分類科學。全宗內檔案整理採用統一的分類方案，分類層次清楚，類、項、目概念明確，並列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。
3、保持文件內在聯系。
A．時間聯系。要求區分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個時間特徵的．分年度時．以文件簽發日期（成文日期）為准，據以判定文件所屬年度。計劃、規劃、總結、預決算、統計報表以及法規性文件等內容涉及不同年度的文件，統一按簽發日期（成文日期），電報以發出日期，判定文件所屬年度。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：（1）跨年度的請示與批復、來文與復文，放在復文年度；沒有復文的，放在請示年度；多份文件（如組織關系、工資關系、行政介紹信等）作為一件的，可標起止時間；跨年度的規劃、計劃、預算，放在文件內容針對的第一個年度；跨年度的總結、報告、決算，放在文件內容針對的最後一個年度；跨年度的會議文件，放在會議結束的年度；跨年度的非訴訟案件，放在結案的年度；法規性文件放在公布或批準的年度。（2）按專門年度（如教學年度）形成的文件，放在專門年度組卷。（3）沒有標明落款日期的文件材料．應通過對照等手段考證文件的准確日期或推斷近似日期，據以按年度合理歸類。（4）臨時性機構，存在時間不長（兩年以內），文件材料較少．形成的文件可以不分年度．放在工作結束年度歸檔；如果每年文件數量較多亦可分散在各個年度內歸檔。
B．來源聯系。要求區分級別，將上級機關、下屬機關、平級機關和本單位的文件分別組卷。對有密切聯系的上、下級文件，如本單位的請示與上級機關的批復，下屬機關的請示與本單位的批復，應與本單位的文件放在一起組卷。
C．內容聯系。要求保持卷內文件內容的單一性和內容相近的文件之間的聯系。黨政工團和業務管理活動中形成的各種管理性、業務性、規范性文件和調研材料等，一般按問題進行組合。同一個問題、一次會議、一項工程、一個案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請示與批復、轉發件與被轉發件放在一起組卷。文電應合一組卷。單一問題的文件數量少時，可將內容相近的其他問題的文件合並組卷。不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤等與內容相關的文書檔案統一整理編目，分別存放，並在目錄中加註說明。在按問題分類時，文件歸檔應按其主要內容有規律地進行，並保持連續性，某個內容的文件在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據一時的需要隨便更改，以免給將來的查找利用帶來不便。
4、正確劃分保管期限。根據國家有關規定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。
A、文書檔案根據國家檔案局2006年8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期（30年、10年）二種不同的保管期限分開 。（1）永久保存的文件有以下八個重要方面：一是本機關制定的法規政策性文件材料。這一條從文種的專指性上理解，可以細化為法律、法規、條例和政策性文件材料。二是本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。本機關召開的重要會議主要指本級黨代會、人代、政協會、經濟工作會、紀檢會及本機關召開的年度工作會議、黨組(黨委)會議、行政辦公會、重要的專題工作研討會的文件材料。 要因機關性質來比較，對本機關只要具有重要影響力的活動都算。比如本機關機構設置、撤並、名稱更改、人事任免、評先、組織簡則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。三是本機關職能活動中形成的重要業務文件材料。主要指本機關形成的年度或年度以上工作計劃、總結、規范性文件、重要業務事項的文件、重要專題的調研材料、大事記、組織沿革、綜合性統計報表等文件材料。四是本機關關於重要問題的請示與上級機關的批復、批示、報告、總結、結合性統計報表等。五是本機關機構演變、人事任免等文件材料。六是本機關房屋買賣土地徵用，重要合同協議、資產登記等憑證性文件材料。七是上級機關制發的屬於本機關主管業務的重要文件材料，主要是指法律、法規、條例、業務標准、中長期發展規劃等。八是同級機關、下級機關關於重要業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。把握機關文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機關職能活動規模大小、歸檔層次、影響力、產生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來考慮。（2）定期保管的文書檔案主要包括：一是本機關職能活動中形成的一般性業務文件材料；主要是指本機關各部門在履行職能活動形成一般性的規章、辦法、意見等文件材料。二是本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料，三是本機關形成的有關事務管理、制度、安全保衛等一般性文件材料。四是本機關人事管理工作形成的一般性文件；包括工作計劃、總結、專題調研材料等。 五是本機關關於一般性問題的請示與上級的批復、批示。一項系統工程，是分階段進行的，那麼在各階段形成的文件材料，只能當成一般性的業務。至於一般性的工作報告、總結、統計表，是指機關各部門自己形成的，僅反映一個部門或一個方面職能活動的文件材料。六是上級機關制發的關於本機關主管業務，但要貫徹執行的一般性文件材料(包括一般性的會議文件材料)，這一條幾乎大多數機關都有，雖是普發性的，但不是事物性的，而是需要貫徹執行的。七是上級機關和同級機關制發的非本機關主管業務但需貫徹執行的文件材料。在這一條中提到上級或同級，不一定是本機關的主管業務，但又需參照執行，比如財政、人事、勞動等部門制發的調資、勞保、福利、差旅費報銷、稅務、職稱、計生等文件材料。八是同級機關、下級機關關於一般性業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。九是下級機關報送的年度或年度以上計劃(含長遠規劃)、總結、統計、重要專題報告等文件材料。以上定期保存的9條中有7條使用了「一般」這個詞。把握文件材料的「一般」要看文件材料涉及的問題是否常規性、技術性等方面的問題。（3）根據本單位的保管期限表，對當年歸檔文件進行分類時要注意以下幾點:一是原則上不要將多個保管期限的文件混在一起。二是應從一個問題或一組文件的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。如全縣教育工作會議材料，除了先進事跡是30年，其餘都是永久，那麼我們可以把這個先進事跡也做永久。我縣統一規定重大活動、主要工作職能會議材料成套性集中，全部定為永久。三是上級業務主管部門文件永久從嚴(政策法規、方針性文件),部分重要的可定為30年,其他都是10年。四是本級內部科室加掛縣機構牌子,期限提高.五是本級簡報30年
B、會計檔案。
（1）會計憑證：保管15年。
（2）會計帳薄：現金日記帳、銀行日記帳保管25年，總帳、明細帳保管15年,固定資產卡片在固定資產報廢清理後保管5年。
（3）會計報表：決算報表永久保管（包括文字分析），會計月報表保管15年。
（4）其他類：會計移交清冊保管15年，會計檔案保管、銷毀清冊為永久，銀行余額調節表、銀行對帳單保管5年
。
C、科技檔案。基建、科研：永久，設備檔案：長期。
E、音像、電子、實物檔案：永久。
F、業務檔案保管期限按上級業務主管部門要求或縣檔案根據其單位業務檔案存在的價值確定。
（二）外形要求
1、裝具要求。
(1)採用由縣檔案局統一監制的規范化的檔案卷皮夾、文書檔案盒、科技檔案盒、照片檔案盒、會計憑證盒、會計賬簿盒、會計報表夾、歸檔文件目錄紙、卷內文件目錄紙、歸檔文件目錄索引、案卷目錄紙、會計檔案登記清冊、會計檔案卷內目錄、科技檔案目錄、案卷目錄夾、全引目錄夾、歸檔文件目錄夾等裝具材料。
(2) 購置合適的裝訂工具。比如用於裝訂「案卷」 的手槍式電鑽、裝卷時用於固定檔案不動的夾子（4個以上)，以及剪刀、棉線、漿糊或膠水。 用於裝「件」的小型縫紉機、打孔機、塑料螺釘、不銹鋼夾等
用於起訂書針的起訂機
2、填寫案卷或檔案盒封面要求。立檔單位名稱應用毛筆書寫或刻章蓋印，其他項目應用鋼筆（上黑色墨水）按規定逐項填寫清楚，字跡工整、清晰，也可以刻章蓋印。
3、案卷或文件裝訂要求。案卷或文件的裝訂主要是為了固定"件",使其便於保管和利用。在裝訂前,已破損的文件應予修整,字跡模糊或易褪變的文件應予復制或進行字跡加固處理。文件的修整,復制要在保持原貌的前提下進行。須去掉卷內文件上的訂書針、曲別針、大頭針等金屬物，對於裝訂成冊不便拆封的書籍,刊物等,金屬物已嚴密封裝在其中,且拆釘會損壞原貌,不須拆釘重裝。裝訂應結實整齊，不壓字，不掉頁，不倒頁，不損壞文件，不妨礙閱讀。對大於A4紙型規格的報表、圖樣等文字材料，應按照A4紙型的尺寸加以折疊，盡量減少折疊層粼、摺痕處應盡量位於字跡之外。對於小於A4紙型規格的介紹信等文字材料，應將它們粘貼在A4紙上。空白紙張抽除。
（1）單份文件裝訂。裝訂前應將「件」內的各頁按一定方式對齊。採用左上角裝訂的，應將左、上側對齊；採用左側裝訂的，應將左、下側對齊。永久保管的卷內文件應逐件用三孔一線的裝訂方式，如果文件頁數多，可以裝在文件左側的正中間，如果文件很薄，可以裝在左上角，也可採用縫紉機軋邊等方式，裝訂時以文件的左側為裝訂邊。30年保管的文件用塑料螺釘等形式裝訂，五頁以下可用膠水粘貼左上角。10年期限的文件，可不拆釘，保持原貌。裝訂時文件正本與定稿為一件(正本在前,定稿在後)；正文與補充說明正文的文字、圖表、數據等附件為一件(正文在前,附件在後)；原件與復製件或手抄件為一件(原件在前,復製件在後)；附件頁數多，也可各為一件；具有保存價值的文件處理單（指有領導簽具意見）應與正文作為一件，文件處理單在前，文件在後；轉發文與被轉發文為一件(轉發文在前，被轉發文在後)；外單位的來文與本單位的復文為一件(復文在前,來文在後)；本單位向同級或上級機關的去文與這些機關的復文可以各為一件,但須排列在一起；會議文件每份文件為一件,會議記錄原則上一次會議記錄為一件,但裝訂時可以以原來的的本為單位裝訂；報表、名冊、圖表、介紹信類文字材料應按其原裝訂方式，一冊（本）作為一件。未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位(如部門或時間等)組合，可裝訂在一起作為一件，如先進審批表、工資審批表、統計年報等；介紹信一般一份為一件,若單位一年形成的介紹信數量較多時，也可結合其它特徵劃分成若干件。
（2）整卷裝訂的案卷，裝訂前應將「卷」內的各頁按一定方式對齊。文件紙張相差不大的（如學籍檔案）應將右、下側對齊；文件紙張相差太大的為了保證檔案裝訂後不掉頁，可只對齊左側、下側。採用三孔一線的方法裝訂，結頭放在文件的底部、卷皮之內。
（3）不宜裝訂的歷史文獻、珍貴檔案、圖表、照片等，則裝入檔案袋或檔案盒內。
（三）排列編目要求歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內．根據一定的方法確定文件先後次序，並使這種系統化的次序固定化的過程。一般按級別、事由，結合時間、重要程度等排列。事由是指一件具體的事，一個具體問題，或一段較緊密的工作過程等等。如申請一項撥款、召開一次會議。會議文件、統計報表、刊物等成套性文件可集中排列，會議記錄排最前。上級來文集中排列在本級歸檔文件之前，同級文件排列在本級文件之後，再排下級。上級文件按同一文號集中排列；本級文件按綜合、政工、業務、行政事務、其他（或黨群、行政、業務、其他）的事由順序排列 。
1.同一事由的歸檔文件排列內容單一或同一事由的案卷或歸檔文件，可按文件作者、形成時間的先後順序排列或者按文件的重要程度排列。一般可按上級、本級、同級、下級排列。不同級別內再按時間的先後順序或重要程度排列；綜合類文件排列,按會議記錄、綜合性會議材料、計劃、總結、匯報等順序.
2、不同事由的歸檔文件排列． （1） 按不同事由形成時間的先後順序排列。這種方法只需將不同事由的文件，按其形成時間或辦結時間的先後順序排列，而不考慮其他因素，這種方法比較簡單，較使用於實行「隨辦隨歸」的機關。如一個作者，幾個問題的文件，就先按問題後按時間排列。 （2）按事由的重要程度排列。即將主要職能活動形成的文件排在前面，其他工作形成的文件排在後面，或將綜合性工作排在前面，具體業務工作排在後面。如縣檔案局永久文件先排會議記錄、工作計劃、總結、全縣檔案工作會議材料、綜合性年報，再排政工方面的人員任命、增加工資、職工退休、幹部、黨員花名冊、年報等，然後是業務方面的民生檔案工作意見等。 （3）按事由具有的共同屬性分別集中排列 a 、一個事由，幾個作者，可先按作者，再按時間排列。例如人事工作文件，可先將機構設置、人員編制、幹部任免、調配、職稱評定、勞資、出國審查等問題所屬的不同事由形成的文件分別集中到一起。 b、一個事由，幾個地區，可先按地區，再按時間排列。如基層上報的工作總結、統計、年報、花名冊。 c、非訴訟案件材料，按決定（或批復）----報告---調查旁證----個人交代材料等順序排列。 （4）按文件的共同特徵交叉組配排列。若一組歸檔文件，反映了不同的作者、不同的問題、不同的文種或不同的地區等，則可層層細分，分級排列。可按「作者----問題---名稱----時間」 交叉組配排列。
3、 密不可分的文件應依序排列，正件在前，附件在後；印件在前，定稿在後；批復在前，請示在後；轉發件在前，被轉發件在後；非訴訟案件的結論、決定、判決性文件在前，罪證、旁證等依據性材料在後
4、對具有保存價值，但因特殊原因未及時歸檔的零散件，可採用將其排在同一年度、同一機構（問題）、同一期限的最後，或與相關的某件歸檔文件裝訂成一件，並在文件條目備注欄和備考表中加以說明。在實際工作中應盡量避免。
（四）編頁號與蓋歸檔章 卷內文書材料排列完畢後，要在文書材料中有字跡和圖表的頁面，一頁編一個號，即頁號。頁號的位置，整卷裝訂的案卷，應在文件正面右上角、背面左上角編寫頁號；單份裝訂的歸檔文件，應在每份文件的右下角、背面左下角編寫頁號，我縣規定每一份文件都需用鉛筆重新編頁號。整卷裝訂的案卷，如果文書材料與卷盒或者卷皮沒有裝訂在一起，應在卷內文件目錄右上角的小方框內填寫全宗號、目錄號、案卷號。單份裝訂的文件，有文件閱辦單的，編頁號從閱辦單開始。 蓋章要求：歸檔章一般採用紅色或黑色印泥，蓋在歸檔文件首頁上端居中偏右的的空白處，再逐件編寫歸檔章有關項目。一個單位歸檔章加蓋的位置應統一；歸檔章不要遮蓋領導批示、收文章或文件內容；若歸檔文件前有文件處理單(或辦文單)，歸檔章可加蓋在文件處理單(或辦文單)上。歸檔章其格式與尺寸如下
歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號、頁數、盒號等必備項。
1、 全宗號：是同級檔案館給立檔單位編制的代號。由縣檔案館統一確定，未確定全宗號的在檔案未進館之前該號可暫不填寫。如下圖中的「11」是檔案局的全宗號。
2、年度：是指文件形成年度．以四位阿拉伯數字標注公元紀年。如「2007「
3、保管期限：是該歸檔文件保管期限標注。直接標明「永久」，「30年（2008年以前為長期）」，「10年（2008年以前為短期）」。
4、件號：件號為文件的排列順序號。件號又分為室編件號和館編件號兩種。 室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目的排列順序號。歸檔文件依排列順序從"1"開始逐件編號，永久,30年,10年分別編順序號。 館編件號的設置主要是與檔案館銜接的需要，機關檔案室不用填。。
5、盒號：檔案盒的排列順序號。
6、頁數：每一份歸檔文件的頁數。
7、機構（問題）：是指作為分類方案類目的機構（問題）名稱或規范化的簡稱。（我縣這欄可以不填） 下圖是已經填好的歸檔章樣式：
⑵ 最新街道辦事處文書檔案保管期限表
一、文書檔案
1、黨支部工作計劃、總結 永久
2、黨支部書記、委員任免批復 長期
3、黨支部工作目標考核材料 長期
4、黨支部會議、擴大會議記錄 長期
5、領導班子民主生活會記錄 短期
6、黨員大會會議材料 短期
7、在職、退休黨員名冊 永久
8、黨支部基本情況統計 永久
9、先進黨支部、優秀黨員優秀黨務工作者材料 （登記表、先進事跡等） 長期
10、流動黨員檔案 短期
11、精神文明協議書（責任書） 長期
12、創建文明小區、文明樓組材料（申報表、 創建過程材料） 長期
13、五好文明家庭評選材料 短期
14、社區居委會與居民簽訂的文明公約 短期
15、社區概況、沿革、大事記、自治章程等 永久
16、社區居民代表大會材料、居民公約 短期
17、社區工作計劃、總結、報告、決議 長期
18、社區例會會議的記錄 短期
19、社區換屆選舉材料 長期
20、社區的規章制度、組織網路圖 長期
21、領導視察工作的講話、題詞
長期
22、社區調解、處理各種矛盾的記錄 短期
23、社區為民辦實事項目計劃和實施材料 長期
24、社區向上級的請示及上級的批復 長期
25、有關評比表彰材料 長期
26、社區居民調查登記表、戶籍登記、健康登記等材料 長期
27、社區服務工作計劃、總結、報告
長期
28、社區服務工作職責、便民利民服務項目設置、活動記錄 長期
29、社區服務隊伍（含志願者）名冊、活動記錄 長期
30、社區養老保險、優撫、特困戶及最低生活保障金發放管理名冊、登記表、統計報表 永久
31、社區下崗職工名冊、勞動技能情況登記表 長期
32、社區開展再就業培訓及安置登記、就業情況統計報表 長期
33、社區開展敬老、優撫、扶貧助殘工作形成的材料及統計報表 長期
34、社區服務工作目標責任狀、簽訂的合同、工作規則及管理辦法 長期
35、政府部門關於發展社區服務的政策、規定、規劃等 短期
36、社區居民的健康登記卡等健康檔案
長期
37、社區綜合治理工作計劃、小結 長期
38、治保網路、幫教對象、在押人員名冊 長期
39、治安事件記錄 長期
40、創建安全小區材料情況 短期
41、群防群治工作材料 短期
42、開展法制教育、法律咨詢、民事糾紛調節 工作材料 短期
43、有關外來人口和流動人口管理的人員名冊、登記表、情況記錄等方面的材料 短期
44、房屋出租檔案 短期
45、調解記錄及回訪記錄 短期
46、衛生工作計劃、總結 短期
47、愛國衛生工作記錄 短期
48、精神病人看護人員名冊 長期
49、關於紅十字會工作材料 短期
50、居民健康檔案材料 長期
51、計劃生育名冊、育齡婦女體檢、節育、獎罰等文件材料 長期
52、上級機關頒發的社會雙擁助殘、扶貧、救災 工作的規定、意見、通知 短期
53、社區關於社區優撫、救災工作的計劃、總結、會議記錄、典型材料 永久
54、社區雙擁工作計劃、總結 長期
55、軍民共建協議書、軍屬名冊 長期
56、開展「八一」、春節等節日慰問材料 短期
57、社區助殘工作計劃、總結 短期
58、殘疾人員名冊、辦證情況統計表 長期
59、社區孤老、孤兒情況統計、總結 長期
60、社區扶貧救災捐款、捐物人員名冊、統計表、 好人好事登記簿 短期
二、科技檔案
（一）基建類
房屋建築物的申請、批復、合同、協議、證書、圖紙等 永久
（二）設備類
社區購置的重要設備的說明書、合格證、線路圖、維修單等 長期
三、會計檔案
（一）財務憑證
各種財務原始憑證、記帳憑證、匯總憑證 15年
（二）財務帳簿
1、總帳、明細帳
15年
2、銀行帳、現金帳 25年
（三）財務報表
1、年度財務決算報表
永久
2、月、季度財務報表 5年
（四）其他
1、會計檔案移交清冊 15年
2、銀行余額調解表 5年
3、銀行對帳單 5年
4、會計檔案銷毀清冊 永久
四、聲像檔案
（一）照片類
1、上級領導視察、檢查、指導社區工作形成的照片
長期
2、社區召開各種會議及文化、體育、慶祝活動等形成的照片 長期
3、報刊、電台刊登反映社區情況的照片 長期
4、本社區榮獲各種獎勵的照片 長期
（二）錄音、錄像類
1、領導視察社區活動形成的錄音、錄像材料
長期
2、反映社區歷史概貌及重要活動的錄音、錄像材料 永久
五、電子檔案
社區應用計算機形成的磁帶、磁碟、光碟及相應的支持軟體產品和硬體說明材料 長期
六、實物檔案
（一）獎品類
本社區榮獲的各種錦旗、獎狀、獎牌、獎杯、榮譽證、光榮冊等 長期
（二）印章類
社區已宣布停止使用的印章 長期
（三）字畫類
具有保存價值的手跡、字畫等 長期
⑶ 1988年的《文書檔案保管期限表》作廢了嗎
1、最早的《文書檔案保管期限表》是分為永久、長期、短期；2006年修訂後就只分為永久和定期了呀。
2、你公司發下來的那張「檔案工作基本情況表」也許是以前印製的，只是圖省事才沒有更改或重新印製、繼續使用，你填寫時自己更改一下或是2006年前的按永久、長期、短期填寫，2006年以後的按永久、定期填寫就行了，也可以先向上一級單位詢問如何填寫。
3、「如果作廢了，請問是什麼時候作廢的？最好有具體的作廢日期」：
（1）2006年新《文書檔案保管期限表》生效時起，原1988年的《文書檔案保管期限表》的三分法就作廢了：但，對於2006年之前的檔案，還是按原分類標準的三分法管理。
（2）具體失效時間：《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》國家（檔案局令第8號）公布實施之日，二○○六年十二月十八日 。
⑷ 實訓一.編制文書檔案保管期限表 實訓目的:通過實訓使學生掌握文書檔案收集和
實現已編制文書檔案保管期限表實訓目的，通過實訓使學生掌握文書，通過檔案掌管孩子的血管，管學生的實習項目以及一切
⑸ 機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表的例子
#######局文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表
序號 文件材料歸檔范圍 保管期限
1 黨委會議、局務會議、局長辦公會議記錄 永久
2 本局召開的工作會議、專題會議的文件材料
2.1 請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要 永久
2.2 典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報 30年
3 機關聯合召開會議的文件材料
3.1 本機關為主辦的
3.1.1 請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要 永久
3.1.2 典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報 30年
3.2 本機關為協辦的
3.2.1 請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要 30年
3.2.2 典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報 10年
4 本局組織機構設置、編制、人事任免文件
4.1 機構的設置、機構撤並、名稱更改、組織簡則、人員編制、印信啟用和作廢等文件材料 永久
4.2 區委、區人大、區政府、區委組織部等關於人事任免、幹部退休、職稱的文件 永久
4.3 本局幹部、職工錄用、轉正、聘任、調資、定級、辭職、退休、死亡、撫恤等材料 永久
4.4 本局幹部、職工人事考核、職稱評審文件材料 永久
4.5 本局幹部、職工調動工作的行政、工資、黨團組織關系的介紹信及存根 永久
4.6 本局年度公務員、幹部、職工花名冊及公務員工資統計報表和各類人事報表 永久
4.7 人事工作制度、規定、條例、細則、辦法等文件 30年
5 本局起草的以區政府及其辦公室或兩辦名義制發的辦法、細則及專項業務文件 永久
6 本局代上級機關起草並被採用的重要法規性文件、專項業務文件的最後草稿 30年
7 表彰本局和人員的文件
7.1 受區級及以上的表彰、獎勵的 永久
7.2 受區級以下表彰的（內部表彰） 30年
8 對本局有關人員的處分材料
8.1 警告（不含）以上的 永久
8.2 警告的 30年
9 上級機關、上級領導檢查本地區、本機關工作時形成的文件材料
9.1 重要的 永久
9.2 一般的 30年
10 本局制發的房產管理方面普發性文件、中長期規劃、綱要等文件材料 永久
11 本局的請示與上級機關的批復
11.1 重要業務問題的 永久
11.2 一般業務問題的 30年
12 同級機關、委託管理企業的來函、請示與本局的復函、批復等文件材料
12.1 重要業務問題的 永久
12.2 一般業務問題的 30年
13 機關聯合行文的文件材料
13.1 本局為主辦的
13.1.1 重要業務問題的 永久
13.1.2 一般業務問題的 30年
13.2 本局為協辦的
13.2.1 重要業務問題的 30年
13.2.2 一般業務問題的 10年
14 上級機關制發的文件材料
14.1 上級機關制發的屬於本局主管業務的文件材料
14.1.1 重要的 永久
14.1.2 一般的 30年
14.2 上級機關制發的非本局主管業務但要貫徹執行的文件材料 10年
15 本局的計劃、總結
15.1 年度及年度以上的 永久
15.2 年度以下的 10年
16 本局處理人民來信的材料
16.1 有領導重要批示和處理結果的 永久
16.2 其他有處理結果的 30年
17 本局辦理人大代表建議、政協委員提案的答復材料 永久
18 本局事務管理的文件材料
18.1 有關房產、土地所有權和使用權等文件材料及重要的合同、協議 永久
18.2 其他的合同、協議 10年
19 本局年度大事記、組織沿革等 永久
20 本局編寫的簡報、信息 10年
21 本局領導在公務活動、有關會議上的講話 30年
22 本局黨團、工會活動中形成的文件材料
22.1 工作報告、總結及成立換屆選舉結果 永久
22.2 重要專項活動的報告、總結等 永久
22.3 一般性活動的報告、總結等 10年
22.4 局年度黨員名冊、批轉加入黨組織的文件材料及共產黨黨內統計年報 永久
23 紀檢、監察工作中形成的綜合性報告、調查材料
23.1 重要的 永久
23.2 一般的 30年
24 本局行政管理工作制度、程序、規定等文件材料 永久
25 本局行政管理工作中形成的審批、審查、核准等文件材料 永久
26 本局財務預算 30年
27 機關物資（辦公設備及用品、機動車等）采購計劃、審批手續、招標投標、購置等文件材料，機動車調撥、保險、事故、轉讓等文件材料 30年
28 本局檢查情況匯總、通報、整改通知等文件材料 永久
29 出國審批手續、執行日程、考察報告、一般會議記錄 30年