國家重大檔案建設項目文件保管期限

Ⅰ 檔案的標准尺寸是多少，做不做出血

很多縣級綜合檔案館都保存著一定數量的１９８３年以前形成的短期檔案，這部分檔案早已超過了保存期限，如何對它們進行期滿鑒定，應該制訂什麼樣的鑒定標准，已成為檔案界普遍關注的焦點。為積累鑒定經驗，江蘇省揚州市邗江區檔案館選擇部分全宗進行了嘗試。
一、館藏短期檔案現狀
期滿檔案鑒定，即對期滿檔案價值重新進行甄別和判定，確定檔案是留存還是銷毀，其結果會使一部分檔案的實體消亡，它是關繫到檔案「生死命運」的一項責任重大、十分嚴肅的工作，要求我們必須做好大量的前期准備。首先，必須對鑒定對象做到心中有數，要熟悉、掌握短期檔案的保存狀況。其次，必須全面了解各鑒定全宗所有檔案的狀況，包括永久、長期檔案的內容、完整程度等，不能僅僅局限於對短期檔案做鑒定。從邗江區檔案館選擇鑒定的８１個全宗３０００餘卷短期檔案看，主要存在以下三方面情況：
質量上：保管期限劃分不準確，短期檔案中混有應永久、長期保存的文件材料。造成這種狀況的原因有：
客觀因素：保管期限表幾經調整，有些標准不統一。建國以來，國家檔案局於１９５６年、１９５７年、１９６４年、１９８３年、１９８７年先後五次制訂、修改關於檔案保管期限的規定，文件保管期限的確定經歷了在實踐中總結、完善的過程。各個時期價值鑒定標准存在的差異，導致歸檔文件的價值劃分前後不一致。例如，下級機關報送的「年度統計報表」，１９５６年定為保存１０年，１９６４年改為長期保存，１９８３年又定為永久或長期，１９８７年再改為長期。另外，保管期限表不完善，可操作性不強。對各種檔案保管期限概念的解釋比較籠統、含混不清，存在一定的期限界限模糊，而且在多個條款中用「一般」、「重要」這些不確定的模糊語言來作為鑒定文件價值和劃分保管期限的標准，隨意性較大，檔案人員在實際操作中難以把握。
主觀因素：基層文書、檔案人員大部分是兼職，且變動頻繁，檔案業務水平較低，缺乏對檔案價值鑒定標準的認真了解和思考，對一些在保管期限表上不能「對號入座」的、價值分辨不清的文件，容易錯誤地判定其保存價值，常會把重要的文件劃入短期。此外，在一部分文書、檔案人員中存在著片面的檔案價值觀，沒有真正把檔案價值鑒定的原則、標准作為衡量文件價值的尺度，有的片面強調紅頭文件的重要性，將上級及本單位紅頭文件均劃為永久或長期保存，而本單位形成的沒有文頭的材料則放在次要位置，如將工資審批表、協議、合同、人員調動介紹信存根等列入短期。有的認為本單位形成的材料都要永久或長期保存，而收文應作短期保存。
數量上：一方面，少部分全宗由於存在的時間較短，短期檔案的數量極少，多的五六卷，少的僅一二卷，而且，不僅短期檔案數量少，永久、長期檔案數量也很少。如：１９５６年成立、１９５８年因邗江縣並入揚州市而自然消亡的縣委財貿部，共留存檔案９卷（其中永久２卷、長期２卷、短期５卷）；１９６６年成立、１９６７年１月「奪權」後癱瘓，後未再恢復的縣委財貿工交政治部，形成檔案３卷（其中長期１卷、短期２卷）。另一方面，「文革」期間，尤其是「文革」前期，由於歷史的原因，大部分全宗留存的檔案都極少。這些數量極少的檔案都不能全面反映一個全宗或全宗某一時期的歷史面貌。
利用率上：文件在立卷歸檔時確定的保管期限，實際上是人們對其日後被利用的可能性的一種判斷和預測，而檔案價值只有通過實踐的「檢驗」才能最終被體現。通過分析近十多年來社會對邗江區檔案館檔案利用的需求，有些短期檔案雖然早已超過保管期限，但其利用率仍然比較高，如：１９６５年至１９６６年社教運動中社教總團保存的各社教分團工作隊員個人登記表，「上山下鄉」熱潮中各公社、各大隊接收的知識青年登記表等，由於此類登記表記載的信息比較全面，可以補充長期保存的匯總表中沒有的內容，因此目前還在為人們解決工齡、落實政策、辦理退休等提供有力的依據。
二、確定短期檔案鑒定標准
鑒定標準是鑒定工作得以順利進行的關鍵，是鑒定質量的重要保證，因此，鑒定標準的確立舉足輕重。為保證鑒定準確，去留無誤，在制定鑒定標准時，就必須全面考慮被鑒定檔案的實際狀況，必須立足於現狀，根據存在的不同問題制定相應的鑒定標准。
（一）規范性文件標准
嚴格依據國家檔案局１９８７年１２月頒發的規范性文件——《關於機關檔案保管期限的規定》、《文書檔案保管期限表》、《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》，把它作為鑒定時的技術性參照標准，對確無保存價值的短期檔案予以剔除、銷毀，而將當初鑒定時價值劃分不當的，要重新劃定其應有的價值，升入長期或永久保存。
（二）檔案內容標准
由於保管期限表存在一定的原則性和不確定性，因此，當使用保管期限表無法直觀判斷檔案的保存價值時，應具體分析其內容。檔案本身所含有的內容，記述著事件、事物等發生、發展的全過程，是檔案信息的核心部分，直接體現著其所具有的價值。根據檔案文件的內容判定其有無價值或價值大小是檔案價值鑒定的主要標准。
以內容標准衡量檔案的價值，主要應分析內容的重要性，看其所記述的史實是反映機關主要職能，還是非主要職能；是重要事項，還是一般活動；是重要業務，還是行政事務；是政策性法規、條例，還是參考性普發文件；內容針對多年、一年，還是季度、月度等。文件記載和說明的內容越重要，其價值就越大，反之越小。
（三）檔案相對價值標准
這是針對全宗內檔案數量少、完整程度不高而採取的鑒定標准。我國檔案界學者陳兆礻吳、和寶榮曾言：從理論上講，每一份文件的價值取決於檔案客體屬性及其滿足利用者需要的程度，都是客觀存在的，但是從我國檔案管理體制和檔案工作原則出發，在實際上還有一種被鑒定檔案與其他檔案相比較而存在的價值，即在一定情況下某些文件的保存價值和保管期限可以相對地提升或降低。檔案價值的相對性，決定了全宗內檔案的完整程度和數量多少，應該是鑒定檔案價值必須考慮的一個重要因素。
針對檔案數量極少的全宗，可以採取將短期檔案全部升入長期保存的辦法，以彌補檔案材料的嚴重不足。針對檔案完整程度不高的全宗，可將其部分短期檔案提升為長期，填補永久、長期檔案的欠缺。如某全宗１９６２年無年度工作總結，而短期案卷中保存有季度、月度工作總結，此時，該季度、月度工作總結的相對價值就較高，將它升入長期繼續留存，可以最大限度地保證全宗內檔案的完整和歷史面貌的全面反映。
（四）特殊年代標准
這一標准適用於「文革」時期，尤其是「文革」初期形成的檔案。對「文革」初期各立檔單位的短期檔案，要從長處理，特別是本單位形成的文件材料，要盡可能多地升入長期保存，以便後人了解和研究這一特定時期的政治、經濟、文化等狀況。
（五）檔案利用率標准
社會對檔案的利用需求，是構成檔案保存價值的重要因素，同時也是檔案價值得以實現的必要條件。隨著社會的發展進步，社會對利用檔案的需求也在不斷發展變化，伴隨著利用需求的改變，檔案的價值往往也會發生相應的變化。現實中，常常出現這樣的情況：現在認為有用的，將來可能沒有用，而現在認為沒有用的檔案，將來可能有用。因此，要分析近期社會對檔案的實際需要，尤其是短期檔案被利用的概率，將那些已到期的但對社會仍有價值的檔案保留下來，繼續發揮效用。
以上各個標准不是孤立存在的，它們互為補充。在實際工作中，要根據各全宗的不同狀況，具體分析，靈活運用，從而切實保障鑒定工作的准確性，保證該留存的必須留存，沒有價值的堅決予以銷毀。

Ⅱ 檔案通過機要發送是什麼意思

機要郵寄是指由黨、政、軍、企等機關保密（機要）部門通過機要通信或派專人專送取的郵件傳屬遞形式之一，作為一種特殊的郵件種類，其有著與普通郵件不同的交寄、分揀、投遞、接收方式，郵局有專門途徑保障其安全。

為進一步確保國家秘密載體傳遞的保密安全，經中國郵政集團公司與教育部、人社部和國家郵政局等有關部門研討協商，通知自2015年6月1日起各省(含自治區、直轄市)郵政公司各級機要通信機構停止收寄和投遞所轄各大專院校、人社部門及所屬各級人才交流中心各類大學生檔案。

(2)國家重大檔案建設項目文件保管期限擴展閱讀：

轉遞檔案應遵守下列規定：

（一）幹部檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取，不準郵寄或交幹部本人自帶；

（二）縣及相當於縣以上的各級黨委組織、人事部門，可以直接轉遞幹部檔案；

（三）轉出的檔案必須完整齊全，並按規定經過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出；

（四）轉遞檔案必須按統一規定的「幹部檔案轉遞通知單」的項目詳細登記，嚴密包封；

（五）收到檔案的單位，經核對無誤後，應在回執上簽名蓋章立即退回。逾期一個月未退回者，轉出單位應寫信催問，以防丟失；