纸质成果保管

Ⅰ 实验成果资料上交中存在的问题及对策

沃恒怒

（中国石化华东分公司石油勘探开发研究院）

摘 要 本文对生产单位上交实验成果资料，包括电子文档、纸介质文档等，以及网上发单制作中存在的一些技术问题，有针对性地提出解决的办法，强调实验成果地质资料的真实性、可用性、完整性。以保证上交地质资料的质量，充分发挥地质资料在石油勘探开发研究中的作用。

关键词 实验分析 成果资料 上交 解决方法

0 引言

实验分析资料是实验室研究人员通过对油气勘探开发过程中产生的岩心、岩屑、油气水等实物进行各种项目的实验分析、物模试验等所产生的实验数据及相关文件。主要是用于地质研究、油藏研究以及工程研究，是石油工程领域各项研究的基础性资料，其真实性和可利用性尤其重要。所以，进一步规范实验成果地质资料电子文件、纸介质文件上交程序，提高实验地质资料管理水平，确保实验成果地质资料的纸介质、电子文件能有效地得到管理和利用显得尤为重要。虽然按照《地质资料管理条例》（国务院第 349 号令）及《成果地质资料电子文件汇交格式要求》（国土资发 [2006]210 号）等文件来规范本单位实验成果资料上交，以及《中石化地质资料管理系统》网上发单制作质量，合格率较过去得到了较大幅度的提高，但仍存在不少问题。针对本单位以往汇交验收报告中容易出现的问题，本文进行简单描述，并提出了解决对策，希望能进一步提高汇交质量。

1 实验资料文件的真实性、安全性、有效性

制作实验地质资料电子文件的基础数据信息，是通过实验室仪器和试剂操作中直接形成的源头实验数据，其形成仪器、存储方式、采集等方面存在许多局限性，它的真实性、安全性、存储方式、有效性等直接影响着电子文档的利用。所以，实验数据形成单位在制作电子文件时必须把源头数据的真实性检查放在首位，确保实验数据和实验地质资料电子文件真实可靠。由于本单位不是所有实验地质资料的产生主体，其主要来源是另外一个单位。本单位作为一个科研单位，是实验资料的主要利用单位，也是对实验地质资料进行上交的单位之一，所以上交验收前应对其安全性、有效性逐一进行全面的检查。检查主要包括两个方面的内容：

（1）接收的电子文档不能携带病毒。这是非常重要的，必须严格做好病毒查杀工作，任何带有病毒的电子文档都会对实验地质资料的电子文件保管和利用造成风险，有时甚至造成无法挽回的损失。

（2）其载体应能在通用的读取设备上被正确读取，并能在其相应的软件环境下正常打开浏览和利用。

2 实验资料文件的完整性、准确性

实验资料的齐全、完整、准确，是实验资料质量和研究人员对地质研究、油藏研究以及工程研究的基本保证。对每份电子文档中的每一个电子文件，从形式到内容上都应对照纸质载体逐一进行检查，检查文件格式、文件命名及组织方式、目录文件的制作等是否符合规范要求，电子文件所记载的信息内容与对应的纸质资料是否一致，影像是否清晰、完整等，以保证电子文件的齐全、完整、准确。实际工作中主要存在以下几个方面的问题：

（1）由于实验资料的形成有它的局限性，需要实验的项目以及实物不同，其需要的仪器和操作也不同，例如：钻井岩心作铸体薄片鉴定，由于是全电脑操作，直接出来结果报告，无法取得完整的实验报告的电子文件，但出来的并不是它的最终定稿，电子文件内容与纸介质报告不能一一对应。要想解决此问题，必须进行对照检查，发现缺少的要进行扫描，并插入原文件中，且需统一格式。按《地质资料管理条例》（国务院第 349 号令）及《成果地质资料电子文件汇交格式要求》（国土资发 [2006]210 号），电子文档内容与纸介质报告必须一一对应。

（2）生产单位的实验资料没有按照规定格式汇交电子文件。如：目前生产单位交上来的部分实验资料是通过电子扫描仪扫描成像的图像文件，由于其是成批出来的，所有同一批的实验资料是一起形成一个压缩包，一起发过来的，而资料上交的形式是以单井资料方式进行上交。所以，要解决此问题，资料管理人员就必须在上交前做很多文档整理工作，把同一口井的不同实验项目的电子扫描图像文件进行归类，并转换成规范格式后的汇交电子文件。

（3）生产单位没有提供电子文件登记表，给下一步资料验收造成不便。由于生产单位实验资料是按批出来的，单井所实验的项目、批次和时间存在差异，同一钻井实验资料会形成很多批次，一年内会有很多件，给上交工作带来很多问题。最典型的问题就是漏交和重复上交。要想解决此问题，除完善单位资料上交管理制度外，资料管理人员需要制作完善的实验资料电子文件登记表，要对同一钻井、不同批次、相同实验项目进行区分，使其有一定的连续性，并进行归类处理，为资料上交工作打下坚实的基础。

（4）存在纸介质实验资料中，部分图片文件（主要是相片和实验相关曲线）没有对应的电子文件。此种情况，会造成研究人员应用困难和上交不全。解决对策：资料管理人员通过电子扫描形成电子图像文件，插入电子文件中，并进行相关处理，形成可上交文档。

3 实验资料文件的内容与形式

3.1 文字部分

实验单位上交的文字报告中经常有 A4 横向插图、插表、插照。报告中页码混乱，特别是文字中版面发生变化或插入整页图版（照片、图、表）时，页码不连续。插图、插表、插照在电子文件中的方向不是正立的。这时应灵活应用“Word”中的“分节符”，使 A4 横向插图、插照、插表保持正向显示。

3.2 内容部分

纸质的文字描述是完整的，但在电子文件中经常发生缺少其中的一段；或者是电子文件能够浏览，但纸质文件缺少一页；有的插图不清晰；有的电子文件中的目录不是用“Word”自动生成的，而是手工录入的。很多岩心需要看其形状，故还会配很多照片，由于在拍照片的过程中受灯光、设备、人为等众多因素的影响，会出现模糊、不全等现象。造成研究人员在研究过程中的误导。要想解决该问题，就必须向实验单位提出特殊要求，把影响质量的因素降到最小，提供出合格的实验成果资料。

3.3 装订

折叠不规范，大小、长短不规则，一份报告中有 A4 纸也有 A3 纸，由于装订的方向和大小的问题，往往会出现头在外的结果。实验报告中的照片处理也存在一定的问题。由于每一份实验资料不一定是相同样式的，有时实验照片不是一张，而是一组，一张 A4 上要贴 4 ～ 6 张照片。如果照片多的话，就会很混乱，影响使用。解决此类问题，首先要在源头上来解决，严格要求按图头在里、页码在外，照片要在图片下进行文字说明，按从小到大进行排列装订，即形成正规的书本形式。在装订材料上也要提出一定的要求，禁止使用塑料封面或者易锈蚀的金属物进行装订，这些都不利于长期保存。

4 实验资料文件的上交

实验资料是基础资料，在石油勘探开发研究过程中起着很重要的作用。由于课题研究成果汇交只提交成果报告，实验成果资料一般是以单井的形式存在，故资料管理员一般以单井资料的模式进行上交，且中国石化要求使用资料管理系统进行网上发送。其主要的步骤如下。

4.1 网上发单的制作

由于实验单位上交的是行业标准的固定格式，是按计量论证样式完成的，改变困难。如下：

第八届全国地质档案资料学术研讨会文集

而中国石化资料管理系统网上汇交模式是：

第八届全国地质档案资料学术研讨会文集

由于资料提交和上交都有不相同的固定模式，而且一口井多数情况下并不是一件或一档实验资料，有的钻井一次有二十几份实验资料。如果每一份都要单独上交的话，就必然有一部分相同的内容要重复二十几次，很容易出错，且很繁琐。解决此问题是通过小程序，实现一起导入，不仅确保无误，而且也相对轻松。具体表格如下：

第八届全国地质档案资料学术研讨会文集

由于网络上交有很多必填项目，如果不填，就根本无法上交。资料管理员在做网上发单时要结合实验资料原件来逐项填写，多次复核无误后才能上交。千万不能出错，因为一旦上交后，就必须要求上级返回才能修正；如果是空号还无法消除，空号一直会存在，为以后的统计工作带来很多麻烦。

4.2 实物上交

本单位有自己的实验室，但能完成的实验项目有限，还有很大一部分需要委托外单位进行实验，各实验单位的成果资料文件样式各不相同，因而就存在多种实验资料的格式。且从实验单位上交到相关资料单位还要经过 2 个以上的交接环节，交接的环节越多，出错的概率就越大。还有一个容易出错的地方就是，实验单位交给管理单位的资料往往只是打印一份，其他几份是通过复印机复印后再进行装订的，会出现装订错、少复印等现象。要想降低出错的概率，首先就要尽量减少中间环节，并制定严格的规章制度，要求实验单位通过严格检查，确定无误后再上交。

5 结语

综上所述，实验成果资料的上交管理是一项持续性很强的工作，只有通过各方面的共同努力，才能有效地提高实验成果资料的上交质量。资料管理员要做好纸质、电子文档形成前的检查、验收等专项工作，同时要不断地适应新形势的需要，更好地掌握网上上交途径和新方法，保证安全、完整、准确、有效地为石油勘探开发研究提供服务。

Ⅱ 电子档案与纸质会计档案的保管期限一样吗

一样的，新规定的电子档案保管期限与纸质档案保管期限一样

Ⅲ 纸质文件保存的最高年限是多少怎样保存

纸质文件保存的最高年限是10年以上。

国家档案局于1987年正式颁发了《档案库房技术管理暂行规定》做了明确界定：档案库房(含胶片室、磁带室)的温度应控制在14～24℃，有设备的库房日变化幅度不超过2℃。

相对湿度应控制在45～60%，有设备的库房日变化幅度不超过±5%。由此可见档案库房存储条件的严苛，这样才能有效保存纸质档案。

避免酸性环境的生成

酸性环境的形成主要有两条途径：一是造纸过程中残留的酸；二是当纸张湿度过大时吸收空气中的酸性气体，使纸张PH值变小。

防治光化学反应发生

最好将档案库房建在环廊内，不但避免阳光照射，而且可减少空气中有害气体的侵入。

(3)纸质成果保管扩展阅读

古代保存纸质文件的方法

为了能让纸张能保存较长时间，在造纸时，会采用石灰和石棉等含碱性较强的天然材料，因为在日后的保存中，空气中多含酸性，这样能够让纸张不易老化破损，得以长久保存。

现代档案存放的基本物质条件包括：档案库房、库房设备、档案装具、包装材料等。

控制库房温度

温度升高，物质分子获得热能，分子运动加快，动能增大，活化分子数量增多，化学反应也会加快。平时几乎不进行的纤维素有关反应也会发生，纸质老化速度就会加快。

当温度过高时，纸质会失去水份而变硬变脆。温度继续升高就会使纤维素脱水、炭化直至燃烧。因此，档案库房一定要控制温度，不可过高也不可过低，最好控制在14-24℃之间。

Ⅳ 纸质资料抽真空保管会变脆吗

纸质资料抽真空保管会变脆

Ⅳ 为什么纸质的专利证书由代理所进行保管

不会啊，一般是由商标局直接快递到代理公司，然后再由代理公司整理完之后 快递给申请人。

Ⅵ 什么地方可以第三方保管纸质文件

银行保险柜，出钱就可以了

Ⅶ 纸质档案能永久保存吗

不能，因为纸质档案的保管受温湿度、光线、档案害虫、尘污、有毒有害气体和纸质档案本身的字迹、纸张及自然灾害、战争等不可抗力等因素的影响，在实际保管过程中根本不可能完全排除这些因素的影响，只能说通过有效的控制尽量延长纸质档案的保管寿命。目前，全国现存最早的纸质档案也只是唐代的，为什么没有更早的纸质档案，原因就在于此。

Ⅷ 安装了财务软件纸质的原始凭证怎么保管

倒了，那你用财务软件干么？用上软件还用手工账啊？是需要打印凭证、账什么的，根本不需要手工来做

Ⅸ 纸质贴现后票据谁保管

票据贴现，一般是在到期前到银行办理，办理完成之后贴现的票据由银行收存，银行在到期后找出票方兑现

Ⅹ 地形图纸质成果移交时需不需要叠图

地形图纸质成果移交时需要叠图。
纸质地形图是将地形信息直接用符号、注记及等高线表示并绘制在纸 质或聚酯薄膜上的正射投影图。数字地形图是将地形信息按一定的规则和方法采用计算机生成和计算 机数据格式存储的地形图。